Стажисти на підприємстві: правила оформлення та оплати праці

У ст. 29 Закону про зайнятість наведені умови стажування для студентів ВНЗ та учнів ПТНЗ. Вони можуть стажуватися на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності за таких одночасних умов:

• здобуто професію (кваліфікацію) за одним із наступних освітньо-кваліфікаційних рівнів – «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст»;
• продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні;
• студент, учень стажується за професією (спеціальністю), за якою здобувається освіта;
• умови стажування визначенні договором про стажування, але строк стажування за таким договором не може перевищувати 6 місяців;
• стажування відбувається у вільний від навчання час.

Зверніть увагу: законом не передбачена можливість проходження стажування у фізичних осіб – підприємців (лист Мінсоцполітики від 13.07.2016 р. № 451/021/106-16).

Укладення договору між підприємством та стажистом

Який договір укладати зі стажистом? Питання це непросте, адже під час стажування він може виконувати певні роботи, а отже, має право на оплату своєї праці.

У листі Мінсоцполітики від 07.03.2014 р. №300/039/97-14 зазначено наступне (зверніть увагу, що лист має лише рекомендаційний характер).

У разі якщо стажування студента (учня) проводиться з метою набуття ним досвіду практичної роботи, а програма стажування передбачає тільки виконання ним професійних завдань та обов’язків на посаді, що відповідає здобутій професії (кваліфікації), студент (учень) може проходити стажування на підставі строкового трудового договору, укладеного з роботодавцем. При укладанні трудового договору працівник знаходиться із підприємством, на якому проводиться стажування, у трудових відносинах, у цьому випадку йому виплачується заробітна плата та інші виплати, надаються відпустки в порядку і на умовах, визначених законодавством.

Усе про зарплату і кадри –
у вашій поштовій скриньці!

Нова тематична розсилка від редакції. Ви точно нічого не пропустите

З іншого боку, відповідно до ст. 29 Закону про зайнятість та Постанови №20 студенти (учні) можуть проходити стажування на підприємствах, організаціях, установах на підставі договорів про стажування, які передбачають можливість виконання професійних робіт. Роботодавець забезпечує оплату виконаних робіт на підставі акта здавання-приймання робіт. У такому випадку заробітна плата та інші виплати не виплачуються, а також не надаються щорічні відпустки.

Як бачимо, Мінсоцполітики дозволяє стажисту і підприємству, де проводитиметься стажування, самостійно обрати форму відносин, що виникнуть між ними. І від того, який саме договір буде укладено, залежить те, які гарантії матиме стажист.

Відносини за строковим трудовим договором досить поширені, ми про них писали неодноразово. Як, зокрема, і про те, що трудовий договір у формі контракту укладається лише у випадках, коли це прямо передбачено чинним законодавством. Тож, якщо інших вимог немає (а стажування цього не вимагає), для укладання строкового трудового договору із стажистом достатньо наказу про його прийняття на роботу. Про складання такого наказу ми докладно писали тут.

Ще про строкові трудові договори ми розповідали тут та тут.

Далі розглянемо докладно саме відносини за договором про стажування.

Студенти ВНЗ та учні ПТНЗ подають відповідно до п. 8 Постанови №20 керівникові підприємства:

• заяву за формою, яку наведено у додатку до Постанови № 20
• копію паспорта
• копію документа про освіту (за наявності);
• копію реєстраційного номера облікової картки працівника за наявності. Якщо майбутній стажист відмовився від такого номеру через релігійні переконання, про це має свідчити відповідна відмітка у паспорті.

Також додатково можуть подаватися й інші документи, які є обов’язковими для виконання стажистом певних робіт. Наприклад, особи, які проходитимуть стажування згідно з переліком професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам, затвердженим постановою КМУ від 23.05.2001 р. № 559, додатково подають медичну книжку.

Після надання вищезгаданого переліку документів, укладається договір між підприємством та стажистом у двох примірниках. Типова форма договору наводиться в додатку до Постанови № 20.

Зверніть увагу! Мінімальний строк стажування не регламентується, а от максимальний – не може перевищувати шести місяців. Тривалість роботи під час стажування не повинна перевищувати тривалості робочого часу, встановленого законодавством для відповідної категорії працівників.

Разом з договором про стажування керівник підприємства затверджує індивідуальну програму стажування та видає наказ про проходження стажування.

В наказі має міститися наступна інформація:

• строки і місце його проходження (структурний підрозділ),
• спеціальність (кваліфікація) або професія (кваліфікаційний рівень) стажиста,
• режим стажування (тобто розподіл часу стажування, тривалість стажування і відпочинку),
• керівник стажиста – це відповідальний за проведення стажування працівник підприємства, який має досвід та стаж роботи за відповідною спеціальністю (кваліфікацією) або професією (кваліфікаційним рівнем) не менш як три роки. До речі, за керівником стажування може бути закріплено не більше двох стажистів.

Якщо буде укладено договір про стажування, то стажист отримуватиме оплату за виконані роботи на підставі акту здавання-приймання таких робіт (що передбачено п. 7 Типової форми договору про стажування).

Чи треба повідомляти про стажування ДФС?

Повідомляти про укладання договору про стажування податківців окремо не треба (лист Мінсоцполітики від 08.08.2016 р. №1102/13/84-16). Але, навіть про укладання договору ЦПХ, яким вважається договір про стажування, зазначити у звітності треба.

В таблиці 5 Звіту про ЄСВ треба буде зазначити у місяці початку дії договору про стажування дату цієї події. Те саме треба зробити і в місяці закінчення дії такого договору. При цьому стажиста слід відображати із кодом категорії «3» – особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру.

Також, якщо податковим агентом протягом звітного податкового кварталу укладалися цивільно-правові договори з фізичними особами та здійснювались виплати винагороди, то кількість таких фізичних осіб відображається в графі «Працювало за цивільно-правовими договорами» податкового розрахунку за формою №1ДФ. Але у графах 6 та 7 розділу І цього звіту інформація про таких фізосіб не зазначається. Отже, наводити у формі №1ДФ інформацію про дату початку і закінчення дії договору зі стажистом треба лише в тому випадку, якщо із ним укладається строковий трудовий договір. Інформація щодо договору про стажування у цих графах не наводиться.

Винагорода за виконану стажистом роботу

Як ми вже зазначали, нараховується винагорода за виконані роботи на підставі акту здавання-приймання робіт. Якщо відсутній факт виконання стажистом професійних робіт акт здавання приймання робіт не складають й робота не оплачується.

Якщо діяти за логікою Мінсоцполітики, наведеною у листі від 07.03.2014 р. №300/039/97-1, якщо укладається саме договір про стажування, це цивільно-правовий договір, а отже на стажиста не поширюються гарантії, встановлені КЗпП (зокрема, і щодо мінімального розміру оплати праці).

Та слід мати на увазі, що ч. 4 ст. 29 Закону про зайнятість говорить дещо інше. За нею, у разі коли в період стажування стажист виконує професійні роботи, підприємство, організація, установа за всі роботи, виконані відповідно до наданих завдань, здійснює виплату йому заробітної плати згідно з установленими системами оплати праці за нормами, розцінками, ставками (окладами) з урахуванням коефіцієнтів, доплат і надбавок.

Тож радимо встановлювати розмір винагороди у розмірі, не нижчому від зарплати, яку такий стажист отримував би в тому випадку, якщо виконував би такі роботи за трудовим договором.

Винагорода оподатковується ПДФО 18% (без застосування податкової соціальної пільги), ВЗ 1,5% та на неї нараховується ЄСВ 22%.

У звіті з ЄСВ в таблиці 6 в графі 9 (код категорії застрахованих осіб) винагороду слід відображати з кодом «26».

У формі №1ДФ в І розділі винагорода, нарахована та виплачена стажисту, зазначається з ознакою «102».

Трудова книжка

Те, який договір було укладено зі стажистом, впливатиме і на те, який запис слід внести до його трудової книжки.

Якщо зі стажистом було укладено строковий трудовий договір, то його трудова книжка ведеться, як звичайному працівнику (а записи в ній робляться на підставі наказу про прийняття на роботу, звільнення тощо). Обов’язок внесення такого запису, встановлений ч. 5 ст. 29 Закону про зайнятість, передбачено саме для роботодавця.

Якщо ж було укладено договір про стажування, то слід враховувати, що п. 1.1 Інструкції № 58 передбачено ведення трудових книжок і на стажистів (без уточнення, є вони під час стажування найманими працівниками чи ні). Отже, незважаючи на те, що договір про стажування Мінсоцполітики вважає різновидом цивільно-правового договору, вести трудову книжку на стажистів треба.

Підставою для запису до трудової книжки у випадку, коли укладається договір про стажування, є наказ про проходження стажування (п. 2.17 Інструкції № 58). В такому записі зазначається посада, період та місце проходження (структурний підрозділ) стажування, спеціальність (кваліфікація) або професія (кваліфікаційний рівень) стажиста (див. зразок).

Відомості про прийом на роботу,

переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата й номер)

Чи потрібен трудовий договір стажистові

Що таке стажування? Чи можна взяти співробітника на стажування без укладення трудового договору? Як правильно оформити договір, щоб уникнути претензій перевіряючих? Чи обов’язково оплачувати працю працівника, що перебуває на стажуванні? Як дивляться інспектори Держпраці на стажування, на що звертають увагу при перевірках? Відповіді на ці та інші «стажувальні» запитання ви знайдете в нашій статті.

Стажування до прийняття. Чи законно? Узяти працівника на стажування перед оформленням на роботу (тобто не укладаючи з ним трудового договору) з метою придивитися до нього, зрозуміти, підходить він чи ні, — багато роботодавців вважають, що це чудовий варіант відносин. Але не все так просто. Річ у тому, що без укладення трудового договору звичайні роботодавці (держслужбу в розрахунок не беремо) можуть узяти на стажування тільки два «види» потенційних працівників: студентів і безробітних. Та й то стажуванням такі відносини вважатимуться при виконанні цілої низки умов.

Якщо ж ідеться про звичайного претендента на робоче місце, не з числа студентів і безробітних, то його стажування насправді таким вважатися не буде. Річ у тому, що особа може бути допущена до роботи тільки після (1) укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) роботодавця, і (2) повідомлення територіального органу ДФС про прийняття працівника на роботу (див. ст. 24 КЗпП). При цьому для перевірки працівника на предмет його профпридатності в трудовому законодавстві передбачена можливість установлення випробування при прийнятті на роботу (а не стажування. ).

Якщо перевіряючі виявлять факт нелегального стажування (тобто без трудового договору), то «вліплять» роботодавцеві штраф у розмірі 30 мінзарплат (на сьогодні — 111690 грн.) за кожного так званого стажиста, який був допущений до роботи без укладення трудового договору.

Див. абзац другий ч. 2 ст. 265 КЗпП.

І зверніть увагу: суди в цьому випадку будуть не на вашому боці. Приклад тому — свіжа постанова ВС від 30.10.2018 р. у справі № 817/2331/16 1 . Тепер давайте розглянемо детальніше, кого можна взяти на стажування і які документи при цьому потрібно оформити.

Стажування студентів. Згідно з ч. 1 ст. 29 Закону про зайнятість і абзацом четвертим п. 2 Порядку № 20 2 стажуються студенти ВНЗ та учні ПТНЗ 3 , які (1) отримали спеціальність або професію за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», освітньо-професійним ступенем «молодший бакалавр», освітнім ступенем «бакалавр» і (2) продовжують здобувати освіту за наступним ступенем (на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні).

3 Вищі навчальні заклади та установи професійної (професійно-технічної) освіти відповідно.

Стажуються студенти та учні: (1) за професією (спеціальністю), за якою вони здобувають освіту; (2) на умовах, передбачених договором про стажування. Порядок укладення такого договору і його типова форма (далі — Договір про стажування) затверджені постановою КМУ від 16.01.2013 р. № 20. Строк стажування не повинен перевищувати 6 місяців (ч. 1 ст. 29 Закону про зайнятість, п. 6 Порядку № 20); (3) у вільний від навчання час.

Якщо будь-яка з викладених вище умов не виконується, то це вже не стажування в розумінні Порядку № 20!

Приймати на стажування студентів/учнів можуть підприємства будь-яких форм власності, видів діяльності та господарювання (п. 1 Порядку № 20).

Стажування студентів у фізосіб-підприємців чинним законодавством не передбачене. Таку думку висловлює Мінсоцполітики в листі від 13.07.2016 р. № 451/021/106-16.

Алгоритм стажування.

1. Для того щоб стажуватися, студент/учень повинен звернутися до свого ВНЗ/ПТНЗ, центру зайнятості або безпосередньо на підприємство (п. 7 Порядку № 20).

2. На підприємстві зі стажистом укладають Договір про стажування.

3. Керівник підприємства видає наказ про проходження стажування, в якому мають бути зазначені: строк і місце проходження (структурний підрозділ) стажування, спеціальність (кваліфікація) або професія (кваліфікаційний рівень) стажиста, режим стажування, а також керівник стажиста (п. 10 Порядку № 20).

Важливо! Перш ніж допустити стажиста до виконання робіт, участі у виробничому процесі, з ним потрібно провести інструктаж з охорони праці.

4. Тепер саме час скласти програму стажування. Стажист разом зі своїм керівником від підприємства розробляють індивідуальну програму стажування і перелік робіт, які затверджує керівник підприємства.

5. Запис про стажування потрібно внести до трудової книжки стажиста.

6. Після закінчення стажування йому видають висновок, у якому зазначають виконані роботи, дають оцінку якості їх виконання, характеристику професійної компетентності.

Оплата роботи. Якщо йдеться про класичний варіант оформлення відносин зі студентом/учнем (Договір про стажування), то відносини між підприємством і стажистом носитимуть цивільно-правовий характер. Адже: по-перше, робочі місця надаються стажистам на підставі спеціального договору про стажування, який є цивільно-правовим і предметом якого є стажування студента (учня), а не на підставі трудового договору; по-друге, оплата виконаних робіт здійснюється за актом здачі-приймання робіт (див. п.п. 7 п. 7 Договору про стажування). Підтверджує наші висновки Мінсоцполітики в листі від 07.03.2014 р. № 300/039/97-14.

В окремих випадках стажист може взагалі не претендувати на винагороду, наприклад коли стажування носить виключно ознайомлювальний характер. Тобто якщо стажист тільки спостерігає і вивчає процеси виробництва, жодних результатів його роботи немає, то й про оплату говорити нічого.

Водночас підприємство може укласти з учнем/студентом трудовий договір. У цьому випадку стажист набуває статусу працівника з відповідним оформленням і наслідками у вигляді надання трудових гарантій. Про укладення трудового договору зі стажистом обов’язково повідомте податківців (подайте повідомлення про прийняття на роботу) і в трудовій книжці учня/студента зробіть запис про роботу, а не про стажування. Працівникові виплачуйте заробітну плату згідно з установленими системами оплати праці за нормами, розцінками, ставками (окладами) з урахуванням коефіцієнтів, доплат і надбавок. Тобто тут усе як зі звичайними найманими працівниками.

Стажування не варто плутати з виробничою практикою. Детальніше про неї читайте в статтях: «Практиканти на підприємстві, або Майбутнє — у руках молодих» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 28); «Практикант і підприємець: усе можливо чи…» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 24).

Стажування безробітних. Ще одна можливість узяти на підприємство стажиста — це зробити заявку до центру зайнятості з метою підібрати собі кадри з числа безробітних. Таке стажування проходить відповідно до Порядку № 318/655 4 . Відповідно до цього Порядку стажуванням вважається підвищення кваліфікації безробітного з метою набуття практичних умінь та навичок для виконання професійних обов’язків за професією або посадою, на яку претендує безробітний у роботодавця. Процедура у випадку з безробітним стажистом така. Роботодавець подає заявку до центру зайнятості. Останній направляє відповідні кандидатури, які потім стажуються на такому підприємстві. Стажуванню може передувати і навчання кадрів. Проходить таке стажування виключно за індивідуальною програмою, яка затверджується роботодавцем і узгоджується із центром зайнятості. Строк такого стажування не може перевищувати трьох місяців (лист Мінсоцполітики від 13.07.2016 р. № 451/021/106-16).

Узяти на стажування безробітного може підприємство будь-якої форми власності, а також фізособа-підприємець.

Стажування особи, що перебуває в статусі безробітного, проходить на підставі тристороннього договору (із центром зайнятості, стажистом і підприємством, на якому проходить стажування). Це передбачено п. 6.5 розд. VI Порядку № 318/655.

Що стосується оплати праці стажиста, то в цьому випадку цілком допустиме безкоштовне стажування. За час проходження стажування за безробітним зберігається допомога по безробіттю. За домовленістю сторін можна передбачити оплату за виконану роботу. Така оплата, так само як і у випадку зі студентами, здійснюється на підставі ЦПД. Враховуючи, що з працівником не укладається трудовий договір, не потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу. Після закінчення стажування безробітним йому видають довідку про його проходження.

Стажування своїх та інші випадки. У законодавстві є ще деякі варіанти стажування, які підходять далеко не всім. Так, наприклад, ст. 10 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» від 05.07.2012 р. № 5076-VI для майбутніх адвокатів передбачено стажування протягом 6 місяців. Так само спеціальними законодавчими актами передбачено стажування оцінювачів, лікарів, спеціалістів ветеринарної медицини, наукових та педагогічних працівників. Стажування керівників, професіоналів і спеціалістів можливе також у межах Положення 127/151 5 . У цьому випадку керівник направляє працівника на стажування, але відносини з таким працівником продовжуються в межах діючого трудового договору. Тож якщо виключити спеціальні випадки стажування (адвокати, лікарі) і стажування в межах наявних трудових відносин, виходить, що взяти сторонню фізичну особу на стажування можна тільки двома описаними вище способами: оформивши студентське стажування або стажування безробітного. І тільки в цих двох розглянутих нами вище випадках можна взяти на стажування особу без укладення трудового договору, подання повідомлення про прийняття на роботу і дотримання мінімальних гарантій в оплаті праці. В усіх інших випадках роботодавець зобов’язаний оформити працівника на роботу відповідно до вимог ст. 24 КЗпП.

А якщо ризикнути… Часто стажуванням хочуть прикрити трудові відносини з працівником без належного його оформлення. Держпраці при перевірках не дрімає. І слід сказати, суди в цьому питанні стають на бік перевіряючих. Проаналізуємо судову практику із цього питання. Якщо йдеться про стажування студента (учня), при вирішенні спірних ситуацій важливо довести, що така фізична особа на момент проходження стажування дійсно є студентом ВНЗ або ПТНЗ. Перевіряючий обов’язково зверне увагу на договір стажування та його індивідуальну програму. Вивчить наказ про проходження стажування, в якому, повторимо, мають бути зазначені місце проходження стажування, спеціальність (кваліфікація) або професія стажиста, режим стажування, а також його керівник (див., наприклад, рішення Львівського окружного адмінсуду від 13.02.2018 р. у справі № 813/4801/17, постанову Хмельницького окружного адмінсуду від 23.02.2017 р. у справі № 822/545/17 6 ). Суди виносять рішення не на користь підприємств, на яких проходить стажування студента, якщо ні під час перевірки, ні в ході розгляду справи позивач не надав індивідуального плану проходження стажування, докази ознайомлення стажиста з вимогами роботи за професією, з умовами й оплатою праці, правилами внутрішнього розпорядку та охорони праці, санітарними нормами. На підприємстві, яке має справу зі стажистами, на момент перевірки мають бути такі документи: заява про проходження стажування, наказ про стажування, договір про стажування, індивідуальний план стажування і висновок про результати стажування.

Наявність цих документів свідчить про те, що особа оформлена стажистом згідно з Порядком № 20.

Тож стажування потрібно оформляти так, щоб комар носа не підточив.