6 принципів делегування повноважень

На керівника компанії звалюється купа завдань. Доводиться затримуватися в офісі, працювати у вихідні. Якщо залишити все, як є — з часом це позначиться не тільки на здоров’ї, але й принесе шкоду компанії.

Щоб уберегти себе від негативних наслідків потрібно розібратися в принципах делегування і навчитися практично їх застосовувати. Також, доведеться автоматизувати частину процесів — для цього підійде тайм трекер — і звільнити час для вирішення більш важливих питань.

Навіщо делегувати обов’язки?

Делегування — домовленість між делегатом і поручителем. Якщо грамотно впровадити цей інструмент у своїй компанії, вдасться рівномірно розподілити відповідальність і досягти головних цілей делегування. А саме:

  1. підвищити інтерес підопічних до роботи;
  2. оптимізувати використання часу;
  3. мотивувати співробітників;
  4. виростити менеджерів;
  5. виділити ініціативних і самостійних працівників;
  6. усунути недоліки персоналу;
  7. урівноважити навантаження.

Кожна з цих цілей делегування впливає на розвитку бізнесу, допомагає працівнику виконувати стратегічний план та звільнити час для виконання своїх основних обов’язків. Чим менше вторинних завдань, тим більше часу на менеджерську роботу.

Розглянемо приклад делегування на практиці. Керівник ІТ-компанії сформував стратегію виходу на нові ринки. Він представив аналіз цільової аудиторії й регіони працівникові, а той повинен був структурувати цю інформацію та оформити для підрядника.

Керівник витратив 15 хвилин на пояснення, на запис відео інструкції і надання всієї необхідної інформації. Процес делегування зайняв менше часу, ніж якби керівник самостійно виконував шаблонну роботу.

Як правильно делегувати повноваження?

Доручення завдань це частина менеджменту. Він буде ефективним тоді, коли всі його складові базуються на основних принципах делегування:

Один керівник

Делегат підпорядковується одному керівнику, йому звітує за виконання роботи та тільки до його рекомендацій прислухається. Аналогічно, начальник не повинен втручатися в роботу підлеглого, закріпленого за іншим керівником.

Збереження відповідальності

Делегування повноважень не звалює відповідальність на виконавця. Призначаються точки контролю для відстеження якості роботи.

Повна звітність

Заповнюються підсумкові звіти по всіх виконаних завданнях, включаючи допущені помилки, зміни й відхилення від початкових планів.

Виконання обов’язків

Делегату дозволено відмовлятися від завдання, яке не входять до переліку посадових обов’язків. Згода працівника в такій ситуації розцінюється, як прояв лояльності до компанії.

До прикладу, керівник відділу маркетингу працював над сценарієм рекламного відео для компанії. Паралельно, він делегував це завдання копірайтеру, хоча і доручення не входило в його прямі обов’язки.

Працівник зміг спробувати себе в інших напрямках, не беручи на себе повну відповідальність, а керівник отримав новий погляд на продукт. Сценарій відео кардинально відрізнявся від варіанта начальника, але був схвалений.

Зниження контролю

Делегування вчить керівника відмовитися від надмірного контролю підлеглих. Якщо завдання не повинно виконуватися конкретним методом, то працівникові надається повна свобода дій.

Постійна мотивація

Цей принцип делегування описує не тільки матеріальну мотивацію, а й винагороду за роботу у вигляді піци або кави. Приємні дрібниці зміцнюють відносини між виконавцем і поручителем.

На завершення

Передача повноважень незамінний інструмент для бізнесу. Він вимагає як лідерських якостей, так і знання правил, а також планування делегування. Рішення про передачу частини функцій персоналу потрібно обдумати і підготувати до процесу потрібно не тільки завдання, але і самих працівників.

Планування делегування враховує необхідні ресурси, методи, навички персоналу, перешкоди в роботі поручителя і виконавця. Також, підготовка до процесу позначає тимчасові рамки і точки контролю проміжних результатів. Такий ґрунтовний підхід до справи гарантує успіх делегування повноважень.

Делегування – як інструмент ефективного керівника

Життя компанії — це безперервний процес постановки завдань і виконання обов’язків, Делегування повноважень — це усвідомлений розподіл задач між членами команди, незалежно від кількості працівників у штаті.

Керівники малих та середніх бізнесів завжди зі страхом підходять до потреби у найманих робітниках через фінансовий аспект. Але насправді, грамотне делегування економить гроші компанії.

  1. Нестача часу. Найчастіше потреба делегувати роботу виникає тоді, коли власник бізнесу фізично вже не в змозі виконати всі завдання самостійно. З ростом компанії, закономірно, збільшується і кількість задач. Щоб бізнес продовжував розширюватися, керівнику доводиться шукати помічників.
  2. Поява нових галузей. Делегувати повноваження варто й тоді, коли на підприємстві з’являються нові галузі. Для бізнесу завжди буде вигідніше делегувати завдання між фахівцями, які вже є спеціалістами в необхідній сфері і знаються на конкретних процесах.
  3. Завдання, які не мають прямого стосунку до основної діяльності компанії. Здається, що делеговані повноваження з прибирання офісу або ведення бухгалтерської звітності — не викликають питань. Однак, багато підприємців вважають недоцільним найняти фахівця для адміністрування IT-інфраструктури, вважаючи за краще самостійно придбати техніку, а потім доручити секретарці встановлення й налаштування комп’ютерів і периферії. Проте, це неефективно.

Принципи делегування

Грамотний процес делегування дозволяє розподілити задачі між співробітниками, організувати роботу так, щоб цілі були досягнуті якомога швидше і ефективніше.

Найкраще використовувати людський ресурс допомагає тайм-менеджмент — делегування завдань в потрібний час правильними виконавцями.

Як уникнути помилки делегування і зрозуміти, що розподіл обов’язків неефективний?

Не допускайте зворотне делегування обов’язків. Особливо це стосується ситуацій, коли співробітник керується емоціями — страхом або невпевненістю у власній кваліфікації. Не передоручайте завдання іншому працівникові, а спробуйте з’ясувати причину проблеми і знайти рішення.

Можна набрати десятки співробітників і не досягти масштабування і зростання бізнесу. Ось кілька явних ознак того, що правила делегування не дотримуються:

  • ви не встигаєте зробити все, що запланували;
  • доводиться постійно затримуватися, щоб виконати роботу, яку, як вам здається, краще від вас не зробить ніхто;
  • ви заздалегідь впевнені в невдачі співробітників і постійно переробляєте задачі за іншими;
  • ви безперервно відволікаєтесь на контроль підлеглих і те, як вони виконують поставлені завдання;
  • співробітники не хочуть брати на себе ініціативу, через страх покарання, бояться відповідальності;
  • у колективі висока плинність кадрів.

Правила та принципи делегування

  • Лінійні — передаються від керівника до підлеглого по ієрархічному ланцюжку.
  • Апаратні або штабні — компанія вдається до послуг сервісного або консультаційного характеру. Наприклад, використовує рекомендації експертів у вузькопрофільних питаннях або виробляє координаційні спільні рішення.
  1. Єдиноначальність. У кожному бізнесі є тільки один керівник. Це не виключає кураторів проміжних вертикальних ланок. Але делегувати повноваження може тільки безпосередній начальник.
  2. Безумовна відповідальність. Той, хто призначив завдання несе відповідальність і за кінцеве виконання задачі.
  3. Очікувані результати. Конкретний кінцевий результат від роботи повинен бути сформульований вже на момент постановки завдання.
  4. Рівні повноважень. Кожний співробітник повинен розуміти, що від нього вимагається і знати межі своїх повноважень.
  5. Визначення прав і обов’язків. Учасники процесу повинні знати права і обов’язки не тільки для себе, а й для інших членів команди. Це необхідно для того, щоб під час форс-мажорів робітники знали, до кого можуть звернутись по допомогу.
  6. Розподіл відповідальності. Обов’язки робітника не повинні виходити за межі його повноважень. Співробітник несе відповідальність тільки в рамках своїх обов’язків і не відповідає за інших учасників, якщо вони не є його безпосередніми підлеглими.

Етапи делегування

Делегування всередині компаній може відрізнятися залежно від сфери їх діяльності і складності завдань, але, як правило, цей процес завжди включає такі етапи:

  1. передачу замовлення виконавцю або підряднику;
  2. забезпечення виконавця ресурсами і визначення меж його повноважень;
  3. доведення до відома працівника його обов’язків, термінів виконання й очікуваних результатів роботи.

Алгоритм делегування завжди починається з оцінки сильних і слабких сторін працівників штату. Тільки після цього варто шукати ресурси назовні.

Іноді вигідніше вдатися до послуг тимчасового консультанта, наприклад, якщо є потреба у незалежній експертній оцінці.

Делегування повноважень дозволяє підприємцю ефективно й оптимально розподіляти людські ресурси і робоче навантаження. Проте є ситуації, коли делегувати відповідальність недоцільно і навіть небезпечно для бізнесу. Нижче наводимо перелік обов’язків, які не варто перекладати на інших:

  • нагляд і контроль за ключовими співробітниками;
  • підбір й оцінка нових працівників на керівні посади;
  • вибір підрядників;
  • переговори із життєво важливими для компанії клієнтами;
  • робота, невиконання якої може завдати будь-яку шкоду для іміджу компанії;
  • питання мотивації співробітників. Вибір стимулів, заохочень і покарань — прерогатива власника бізнесу;
  • стратегічне планування.