Електронний договір: порядок укладення та підписання

Ця консультація не перевірена досвідченим користувачем. Правова консультація не є офіційним роз’ясненням, носить інформаційний характер та не може безумовно застосовуватися в кожному конкретному випадку.

Зміст

Нормативна база

Що розуміється під поняттям «електронний договір»?

Електронний договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків і оформлена в електронній формі (пункт 5 частини 1 статті 3 Закону України «Про електронну комерцію») .

Важливо! Згідно частини 2 абзац 2 статті 639 Цивільного кодексу України, договір, укладений за допомогою інформаційно-комунікаційних систем за згодою обох сторін вважається укладеним в письмовій формі. Якщо взяти до уваги положення частини 1 статті 181 Господарського кодексу України очевидно, що договір укладається в порядку, встановленому Цивільним кодексом України, з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України.

Однак, допустимо укладення господарських договорів у спрощеній формі шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами та іншими засобами електронної комунікації, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлення, якщо законом не встановлено спеціальні норми до форми та порядку укладення даного виду договорів. Отже, договір, укладений в електронній формі, вважається таким, що укладений у письмовому вигляді (статті 205, 207 Цивільного кодексу України).

Вимоги щодо змісту і форми електронного договору

Зверніть увагу! Електронний договір повинен містити всі істотні умови для відповідного виду договору, інакше він може бути визнаний неукладеним або недійсним, в зв’язку з недодержанням письмової форми в силу прямої вказівки закону.

Так, відповідно до частини 1 статті 638 Цивільного кодексу України договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору.

Метою підписання договору є необхідність ідентифікації підписанта, підтвердження згоди підписанта з умовами договору, а також підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Це означає, якщо ми маємо електронну форму договору, то і підписувати його потрібно електронним підписом.

Згідно з частиною першою статті 12 Закону України «Про електронну комерцію» моментом підписання електронної договору є використання:

  • електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», за умови використання засобу електронного цифрового підпису усіма сторонами електронного правочину;
  • електронний підпис одноразовим ідентифікатором, визначеними цим Законом;
  • аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

До уваги! Створення окремого електронного договору у вигляді окремого електронного документа вимагає не кожна електронна правова угода. Тобто, це означає, що електронний договір можна укласти в спрощеній формі, а можна класично – у вигляді окремого документа.

Особливості укладення електронного договору

Електронний договір, крім визначених Цивільним кодексом України істотних умов для відповідного виду договору, може містити інформацію про:

  • технологію (порядок) укладення договору;
  • порядок створення та накладання електронних підписів сторонами договору;
  • можливість та порядок внесення змін до умов договору;
  • спосіб та порядок прийняття пропозиції укласти електронний договір (акцепту);
  • порядок обміну електронними повідомленнями та інформацією між сторонами під час виконання ними своїх зобов’язань;
  • технічні засоби ідентифікації сторони;
  • порядок внесення змін до помилково відправленого прийняття пропозиції укласти електронний договір (акцепту);
  • посилання на умови, що включаються до договору, шляхом перенаправлення (відсилання) до іншого електронного документа і порядок доступу до такого документа;
  • спосіб зберігання та пред’явлення електронних документів, повідомлень, іншої інформації в електронній формі та умови доступу до них;
  • умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів;
  • можливість вибору мови, що використовується під час укладення та виконання договору;
  • інші відомості.

Електронний договір укладається шляхом пропозиції його укласти (оферти) однією стороною та її прийняття (акцепту) другою стороною.

Важливо! З моменту одержання особою, яка направила пропозицію укласти такий договір, відповіді про прийняття цієї пропозиції електронний договір вважається укладеним.

Пропозиція укласти електронний договір (оферта) може бути зроблена шляхом надсилання комерційного електронного повідомлення, розміщення пропозиції (оферти) у мережі Інтернет або інших інформаційно-комунікаційних системах. Така пропозиція може включати умови, що містяться в іншому електронному документі, шляхом перенаправлення (відсилання) до нього. Особі, якій адресована пропозиція укласти електронний договір (оферта), має надаватися безперешкодний доступ до електронних документів, що включають умови договору, шляхом перенаправлення (відсилання) до них. Включення до електронного договору умов, що містяться в іншому електронному документі, шляхом перенаправлення (відсилання) до такого документа, якщо сторони електронного договору мали змогу ознайомитися з ним, не може бути підставою для визнання правочину нікчемним.

Відповідь особи, якій адресована пропозиція укласти електронний договір, про її прийняття (акцепт) може бути надана шляхом:

  • надсилання електронного повідомлення особі, яка зробила пропозицію укласти електронний договір;
  • заповнення формуляра заяви (форми) про прийняття такої пропозиції в електронній формі;
  • вчинення дій, що вважаються прийняттям пропозиції укласти електронний договір, якщо зміст таких дій чітко роз’яснено в інформаційній системі, в якій розміщено таку пропозицію, і ці роз’яснення логічно пов’язані з нею.

Зверніть увагу! Пропозиція укласти електронний договір (оферта) або електронний договір повинні містити інформацію щодо можливості отримання стороною такої пропозиції або договору у формі, що унеможливлює зміну змісту.

Якщо покупець (споживач, замовник) укладає електронний договір шляхом розміщення замовлення за допомогою інформаційно-комунікаційних систем, продавець (виконавець, постачальник) зобов’язаний оперативно підтвердити отримання такого замовлення. Замовлення або підтвердження розміщення замовлення вважається отриманим у момент, коли сторона електронного договору отримала доступ до нього. У разі якщо укладення електронного договору відбувається в інформаційно-комунікаційній системі суб’єкта електронної комерції, для прийняття пропозиції укласти такий договір особа має ідентифікуватися в такій системі та надати відповідь про прийняття пропозиції (акцепт) у порядку, визначеному частиною шостою цієї статті. Такий документ оформляється у довільній формі та має містити істотні умови, передбачені законодавством для відповідного договору. Інформаційна система суб’єкта електронної комерції, який пропонує укласти електронний договір, має передбачати технічну можливість особи, якій адресована така пропозиція, змінювати зміст наданої інформації до моменту прийняття пропозиції.

Місцем укладення електронного договору є місцезнаходження юридичної особи або місце фактичного проживання фізичної особи, яка є продавцем (виконавцем, постачальником) товарів, робіт, послуг.

Момент виконання продавцем обов’язку передати покупцеві товар визначається згідно з положеннями Цивільного кодексу України про купівлю-продаж, якщо інше не встановлено цим Законом. У разі якщо предметом електронного договору є надання послуг у сфері електронної комерції, обов’язок постачальника перед споживачем вважається виконаним у момент, коли надана постачальником послуга відповідає властивостям, визначеним договором або законодавством. У разі якщо предметом електронного договору є виконання робіт у сфері електронної комерції, обов’язок виконавця перед замовником вважається виконаним у момент, коли результат виконаної роботи відповідає вимогам, встановленим договором або законодавством.

До уваги! Електронним договором може бути визначено інший момент виконання зобов’язань між сторонами. Покупець (замовник, споживач) повинен отримати підтвердження вчинення електронного правочину у формі електронного документа, квитанції, товарного чи касового чека, квитка, талона або іншого документа у момент вчинення правочину або у момент виконання продавцем обов’язку передати покупцеві товар.

Підтвердження вчинення електронного правочину повинно містити такі відомості:

  • умови і порядок обміну (повернення) товару або відмови від виконання роботи чи надання послуги;
  • найменування продавця (виконавця, постачальника), його місцезнаходження та порядок прийняття претензії щодо товару, роботи, послуги;
  • гарантійні зобов’язання та інформація про інші послуги, пов’язані з утриманням чи ремонтом товару або з виконанням роботи чи наданням послуги;
  • порядок розірвання договору, якщо строк його дії не визначено.

Дія цього положення не поширюється на електронні правочини, пов’язані з одноразовим наданням інформаційних електронних послуг або послуг проміжного характеру в інформаційній сфері, оплата яких здійснюється дистанційно. Постачальник таких послуг має надати змогу споживачеві ознайомитися з найменуванням постачальника, його місцезнаходженням та порядком прийняття претензії щодо послуги. Електронний договір, укладений шляхом обміну електронними повідомленнями, підписаний у порядку, визначеному статтею 12 Закону України «Про електронну комерцію», вважається таким, що за правовими наслідками прирівнюється до договору, укладеного у письмовій формі. Кожний примірник електронного документа з накладеним на нього підписом, є оригіналом такого документа.

Важливо! Електронні документи (повідомлення), пов’язані з електронним правочином, можуть бути подані як докази сторонами та іншими особами, які беруть участь у судовому розгляді справи. Згідно із статтею 95 Цивільного процесуального кодексу України, статтею 91 Господарського процесуального кодексу України та статтею 94 Кодексу адміністративного судочинства України, докази, подані в електронній формі та/або у формі паперових копій електронних повідомлень, вважаються письмовими доказами.

Електронний підпис

Відповідно до пункту 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» електронний підпис – електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Отже, електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам до кваліфікованого електронного підпису чи печатки. ‘

Як підписувати договір

Ваша версія браузеру застаріла. Будь ласка, оновіть його до останньої версії. Якщо користуєтесь Internet Explorer, то рекомендуємо відкрити сайт у браузерах Google Chrome або Mozilla Firefox

Як підписувати документи онлайн

Матеріал створений за підтримки Мінцифра

Підприємці надають перевагу електронному документообігу замість звичної паперової форми.

Щоб укласти договір з контрагентом в іншому місті, бізнес підписував угоду на папері та відправляв її через службу перевезень. Або ж одна сторона мала витрачати час на поїздку, щоб власноруч підписати договір.

Але завдяки електронному документообігу підписати документ та перевірити його автентичність можна у декілька кліків. Це значно економить час і заощаджує можливі витрати на логістику.

Мінцифра продовжує розвивати сферу електронних довірчих послуг відповідно до міжнародних стандартів. Ми хочемо зробити такі послуги доступнішими для бізнесу та громадян. Тому запустили безкоштовний сервіс підписання документів на порталі Дія.

Розповімо вам, як користуватись таким сервісом. Спойлер: реєстрація та авторизація непотрібні. Це дуже швидко, безпечніше, ніж на папері, й повністю конфіденційно.

Підписання документа

Щоб підписати документ, вам необхідно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Якщо ви ще його не отримали, зверніться до надавача довірчих послуг з переліку.

Тож як підписати документ?

  1. Перейдіть за посиланням.
  2. Оберіть файл підпису, введіть пароль та натисніть «Зчитати ключ».
  3. Перевірте, чи коректною є інформація про власника підпису.
  4. Оберіть документ для підписання та натисніть «Продовжити».
  5. Перевірте назву документа та натисніть «Підписати файл».
  6. Супер, готово! Підписаний документ має зберегтися автоматично. Але якщо цього не відбулося, натисніть «Зберегти файл».

Перевірка підпису

Тепер ви можете сміливо надсилати документ іншій стороні.

Щоб перевірити підпис, потрібно:

  1. Перейти за посиланням «Перевірити підпис».
  2. Обрати підписаний файл у форматі .p7s та натиснути «Перевірити».
  3. Ознайомитись з інформацією про накладений підпис.
  4. Натиснути кнопку «Зберегти файл», щоб завантажити оригінальний документ та ознайомитись з його вмістом.

Як підписати договір

Підписати угоду, що потребує якнайменше двох підписів, також нескладно. Це можна зробити послідовно. Спочатку договір підписує одна сторона і надсилає його іншій. Другий контрагент має завантажити файл на портал Дія задля перевірки реквізитів першого контрагента. Так можна дізнатися, що документ було підписано саме потрібною стороною, а не кимось іншим. Потім треба натиснути «Зберегти файл» і ознайомитись з оригінальним вмістом договору. І якщо все влаштовує, достатньо натиснути «Продовжити» і підписати угоду власним підписом.

Таким чином документ матиме інформацію про обидва підписи.

Безпека та конфіденційність

Підписаний документ залишається лише у вашому браузері й не передається на портал Дія.

До того ж це надійніше за підпис на папері. Зараз печатки для бізнесу скасовано, і іноді можуть виникати сумніви, чи дійсно документ підписано директором. Завдяки е-підписам можна позбутися таких сумнівів: адже вони гарантують автентичність даних. Нескладно перевірити, коли саме і ким було підписано документ.

Юридична сила електронних документів

Електронні документи не можуть бути визнані недійсними через їхню форму.

Багатьох цікавить, коли ж саме такі документи набувають чинності. Загалом це відбувається з моменту підписання, але виключенням можуть бути договори. Дата накладання е-підпису на договір не завжди є датою набрання ними чинності. Договір можна підписати й після укладення, якщо сторони про це попередньо домовились.

У такому випадку рекомендуємо зазначати дату набуття чинності у договорі. Можна використовувати формулювання «Договір набирає чинності з «__» _____________ року».

Також електронні документи вважаються доказами у суді. На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів. Потрібно подавати такі документи до суду в оригіналі чи в електронній копії, підписаній КЕП. Якщо ж хочете подати саме паперову копію, обов’язково зазначте, в кого знаходиться оригінал документа. У разі необхідності суд може його витребувати та призначити експертизу електронного документа.

Зверніть увагу: скріншоти, переписки та роздруківка електронного листування не є електронними документами і не беруться до уваги судом.