Як відкрити кафе: з чого почати?

Як відкрити кафе в Україні? Чи важко оформити документи? Яке обладнання придбати? Вибір типу закладу, юридичної форми ведення діяльності, приміщення; розробка дизайну інтер’єру та реклами; підбір постачальників і персоналу, закупівля техніки та меблів для кафе – ось неповний перелік завдань ресторатора-початківця.

Заглибимось у тему, щоб зрозуміти, як відкрити своє кафе.

Види кафе: спеціалізація за напрямками

Згідно з ДСТУ 3862-99, до кафе відносять заклади без організації розважальної програми, в меню яких є страви власного приготування; кондитерські вироби, алкогольні та безалкогольні напої. За видом сервісу заклади можуть мати офіціантів або працювати за принципом самообслуговування.

Поділ за напрямками відноситься найчастіше до основного набору страв:

Перш ніж відкрити власне кафе, слід точно знати, якого типу та напряму має бути ваш заклад. Для кафе-мороженого не потрібен тістоміс, зате обов’язкові морозильні камери та вітрини. У кав’ярні знадобиться кавоварка, столи та стелажі для посуду, вітрини для викладення десертів.

У закусочних та бістро, розташованих біля жвавих доріг, автобусних або залізничних станцій, необхідно мати холодильні вітрини для готових страв, різноманітне електромеханічне обладнання, індукційні плити та мікрохвильові печі.

З чого почати: порядок дій

Поштовхом до початку будь-якої справи може послужити все, що завгодно: фраза з книги чи кіно, випадково почута розмова, приємний вечір у ресторані… І ось у вас уже виникла ідея відкрити кафе, куди могли б приходити ваші друзі.

Не поспішайте зареєструвати бізнес. Оцініть ринкову ситуацію, складіть бізнес-план, придивіться до інших подібних закладів. Знайдіть або придумайте свою особливість, свою унікальну торгову пропозицію. Чим ви відрізнятиметеся серед сотень інших? Затишною атмосферою для побачень? Смачними та недорогими бізнес-ланчами? Можливо, це буде стильне арт-кафе? Чи рокерський клуб?

Щоб правильно відкрити кафе, ми пропонуємо наступний перелік дій:

• Визначтеся з типом закладу.
• Знайдіть відповідне приміщення.
• Оцініть вартість ремонту (при необхідності), оформлення та меблювання.
• Знайдіть шеф-кухаря та складіть меню.
• На підставі передбачуваного асортименту страв підберіть обладнання.
• Складіть бізнес-план для відкриття кафе.
• Знайдіть інвестора або інше джерело фінансів.
• Виберіть форму власності та зареєструйте підприємство.
• Проведіть ремонтні роботи, оснастіть приміщення всім необхідним.
• До початку роботи слід подати декларацію відповідності вимоги пожежної безпеки (у разі, якщо у вас новий об’єкт, щойно зданий в експлуатацію, декларацію отримувати не потрібно).
• Не менше, ніж за 10 днів до відкриття кафе, слід подати до Держпродспоживслужби заяву про державну реєстрацію потужностей (ч. 3 ст. 25 Закону України №771-97).
• Отримайте ліцензію на торгівлю алкогольними напоями (пиво також до них відноситься), якщо такі є у вашому асортименті.
• Знайдіть постачальників продуктів та напоїв, уклавши договори.
• Підберіть та навчіть персонал.
• Перед відкриттям кафе встановіть касовий апарат та платіжний термінал.
• Вчасно подбайте про вивіску та рекламу вашого закладу. Врахуйте, що місцева влада встановлює певні правила до вивісок. Наприклад, щоб відкрити кафе, потрібно буде отримати паспорт інформаційної вивіски. Його видає Головне управління з питань реклами Київської міської ради. Аналогічні вимоги можуть бути й у інших населених пунктах.

Список дій досить великий. Реально оцінюйте свої сили та засоби, правильно розрахуйте час, який знадобиться для відкриття кафе.

Яке обладнання потрібне для кафе?

Тип та кількість професійного кухонного обладнання залежить від очікуваного потоку відвідувачів та виду закладу. У будь-якому випадку вам знадобиться:

• теплове обладнання (плити, печі, грилі, шафи для смаження, сковороди або пароварки);
• холодильне обладнання (холодильники, морозильники, скрині для морозива, морозильні столи);
• нейтральне обладнання (столи, стелажі, ванни для посуду, витяжки, візки).

Точний список обладнання для кафе бажано обговорити з досвідченим шеф-кухарем. Може виявитись, що для певного виду виробів потрібна конвекційна піч, гриль конкретного типу або фризер для морозива.

Підприємство Фуд-Еквіп, в силу багаторічного досвіду та наявності висококваліфікованих фахівців, надає індивідуальне проектування та комплексне обладнання для відкриття кафе.

Середня вартість обладнання для кафе – надто загальне поняття, щоб розглядати його всерйоз. Навіть при однаковому наборі видів обладнання ціни коливаються в залежності від потужності та виробника техніки, наявності додаткових опцій. Рекомендуємо доручити завдання професіоналам, щоб правильно розрахувати потреби.

Що ще потрібно врахувати для відкриття кафе

Про те, які потрібні дозволи на відкриття кафе, ми розповідали в попередньому розділі. Є чіткі вимоги щодо розміщення закладів громадського харчування. Так, у житлових будинках або прибудовах до них допускається відкривати кафе у приміщенні розміром до 50 посадочних місць, що працюють не пізніше 22-00 і без оркестру.

Всі деталі описані у Правилах роботи підприємств ресторанного господарства № 219 від 24.07.2002р.Зверніть увагу на санітарно-гігієнічні вимоги до приміщень, обладнання, персоналу, викладені у вищезгаданих Правилах, а також у документі СанПін 42-123-5777-91.

Відкриття кафе в торговому центрі вимагатиме узгодження з власником ТЦ. Він може пред’явити додаткові вимоги, зокрема до режиму роботи або оформлення. Дізнайтеся про це заздалегідь, і обмовте всі нюанси.

Скільки коштує відкрити кафе з нуля

Ті, хто задумався, як відкрити своє кафе з нуля, найчастіше не дуже добре уявляють собі величину вкладень. Витрати залежать від пропускної спроможності, типу закладу, виду приміщення і навіть від населеного пункту.

Назвати точну цифру на початковому етапі ніхто не візьметься. Складіть кошторис:

• вартість оренди або покупки приміщення;
• витрати на ремонт та меблі;
• оформлення пакету документів для відкриття кафе;
• купівля техніки, інвентарю та посуду;
• витратні матеріали (миючі засоби, серветки та ін.);
• операційні витрати на банківське обслуговування;
• оплату роботи персоналу;
• реклама.

Чим ретельніше ви складете бюджет видатків, тим легше буде приймати рішення та керувати закладом.

На закінчення

Відкрити своє кафе – завдання з багатьма змінними. Від правильного вирішення всіх питань залежить подальша успішна робота закладу.

Відкриття кафе з нуля починається з аналізу ринку та прилеглих закладів, включає отримання дозвільної документації та ліцензій, вибір та закупівлю обладнання, підбір персоналу та організацію реклами.

Від спеціалізації кафе, його меню та кількості посадкових місць залежить обсяг вкладень. Правильна оцінка термінів окупності дає уявлення про економічну ефективність проекту.

Бізнес-план кав’ярні у 2024 році – приклад із розрахунками

Кав’ярня — один з типів бізнесу у сфері громадського харчування, який найбільше окупається, рентабельність понад 400%. Особливо в період кризи, коли великі ресторани зазнають істотних утрат прибутку, на плаву залишаються заклади з кавою навинос і невеликі кав’ярні з кількома столиками.

Якщо ви вирішили відкрити кав’ярню, почати варто зі складання бізнес-плану — це основа для всього. Бізнес план кав’ярні покаже, наскільки прибутково відкривати кав’ярню в тому чи іншому районі, який потрібно бюджет на відкриття й перший час роботи. У статті ми розберемо, як скласти бізнес-план кав’ярні, з яких розділів він складається та як правильно їх заповнити.

Чек-лист із запуску закладу

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

1. Резюме бізнес-плану кав’ярні

Проєкт бізнес-плану кав’ярні складається з 10 розділів, перший з них — резюме. У цьому розділі коротко описують усі пункти бізнес-плану, тому складати резюме найкраще після того, як бізнес-план написано.

З чого складається резюме бізнес плану кав’ярні:

• назва кав’ярні;
• опис концепції;
• аналіз конкурентів і ваші переваги;
• список працівників для роботи кав’ярні;
• мета окупності;
• аналіз ризиків;
• витрати на відкриття.

Якщо ви збираєтеся залучити партнерів або інвесторів для відкриття кав’ярні, пишіть резюме просто, але з користю — використовуйте цифри окупності, дайте докладний опис концепції, щоб зацікавити партнерів. Мету відкриття кав’ярні в бізнес-плані також варто написати в резюме, оскільки ви зможете коротко дати зрозуміти собі й тим, хто читатиме його, який заклад ви хочете відкрити та чого сподіваєтеся.

Резюме — це свого роду коротка презентація бізнес-плану кав’ярні.

2. Про компанію

Зробіть короткий опис кав’ярні в бізнес-плані, вкажіть, яку організаційно-правову форму вибрали, який тип бізнесу впроваджуватимете. Перше, з чим треба визначитися й вказати це в бізнес-плані — чи ви відкриватимете кав’ярню з нуля, чи купите готову франшизу. Плюси є як у відкритті кав’ярні з нуля, так і за франшизою. Наприклад, ви дістаєте вже готову концепцію та план дій на перший час після відкриття кав’ярні за франшизою. Якщо відкривати кав’ярню з нуля, ви можете втілити свої бажання та зробити концепцію такою, як її бачите ви, і працювати за своїм планом.

Якщо вам цікавий варіант франшизи, то ми докладніше розповіли про це в статті, як відкрити кав’ярню за франшизою.

У будь-якому разі вам треба буде вказати:

1. Організаційно-правову форму підприємства: ТОВ, ФОП.

2. Коди за КВЕД, для кав’ярень залежно від типу обслуговування: 56.10, 56.21, 56.29.

Підготуйте та напишіть список документів, які ви одержали на відкриття кав’ярні. Стандартний набір документів для відкриття кав’ярні з посадкою, туалетом і проточною водою:

1. Документ про реєстрацію в податковій.
2. Декларація від Державної інспекції України з питань захисту прав споживачів і пожежна декларація.
3. Договір оренди або купівлі приміщення.
4. Санітарні книжки персоналу.

Читайте у нашій статті докладніше про документи для відкриття громадського харчування: « Які документи потрібні для відкриття кафе та ресторану».

Управління мережею закладів або франшизою

З Poster ви зможете стежити за всіма закладами вашої мережі чи франшизи в одному обліковому записі. У вас буде копіювання меню, наскрізна аналітика та інші можливості контролю роботи франчайзі або партнерів.

3. Концепція кав’ярні

Концепція — це те, що має бути продумано до дрібних деталей, починаючи від дизайну інтер’єру й закінчуючи вибором зерна. Концепція кав’ярні більше залежить від формату закладу. Ви можете придумати свій унікальний формат чи вибрати готові та перевірені:

• Кав’ярня американського типу — у таких кав’ярнях можна придбати десерти й каву, тут немає страв і алкогольних напоїв. Обслуговування відбувається біля стійки бару, а випити каву можна за столиком у залі. За такою концепцією працює популярна мережа кав’ярень «Старбакс».
• Кава to go — невелика мобільна кав’ярня чи кіоск з кавою та гарячими напоями навинос.
• Модульна кав’ярня — острівець з кавою в торговому або бізнес-центрі, зазвичай без посадкових місць, можна взяти каву з собою. Цільова аудиторія такої кав’ярні — працівники БЦ та відвідувачі ТЦ.

Формат і концепція безпосередньо впливають на окупність бізнесу — обов’язково продумайте цей етап одним з перших.

4. Опис цільової аудиторії

Важливо визначитися з цільовою аудиторією вашої кав’ярні й описати портрет потенційного клієнта. Якщо відкриватимете кав’ярню третьої хвилі з затишним простором, вашою цільовою аудиторією будуть молоді люди, фрилансери, що шукають альтернативні смаки в каві. Розміщуючись біля бізнес-центру, ви привабите офісних працівників, що заходитимуть до вас перед роботою або в обідній час. У будь-якому разі перед відкриттям треба вивчити, яка аудиторія чекає вас у цьому районі та на що робити акцент у маркетингу.

Щоб скласти портрет вашого потенційного гостя, дайте відповіді на запитання:

Так, наприклад, ви зможете зрозуміти, що ваша ЦА — це студенти й молоді люди, які люблять проводити час у кав’ярні за ноутбуком або в компанії друзів.

5. Аналіз ринку та конкурентів

У цьому розділі бізнес-плану опишіть своїх головних конкурентів і ваші переваги над ними. Також дайте загальний опис ринку, на якому ви працюватимете, а саме: які тенденції тепер у кавовому бізнесі.

Що стосується ринку, то з кожним роком кавовий бізнес стає дедалі популярнішим, особливо в період пандемії, оскільки окупність його вища, ніж у великих закладах. Популярність кав’ярень також зумовлена тим, що люди стали більше цікавитися, куштувати різні кавові напої. Тепер замало готувати тільки американо й капучино, треба дотримуватися тенденцій: пропонувати альтернативне молоко, готувати матча-лате, раф тощо.

Відкрити кав’ярню нескладно, але щоб бути успішним у цьому бізнесі, треба знати конкурентів на ринку та мати перевагу над ними. Для цього вам треба вивчити сервіс у кав’ярнях, що вже відкриті поряд з вашим запланованим закладом. Ознайомтеся з асортиментом кави, який пропонують інші кав’ярні, дізнайтеся, чи є в них десерти або інші напої, які можна продавати влітку.

Ретельне вивчення конкурентів допоможе вам визначитись, у якому напрямі рухатися, на що робити акцент у сервісі та які позиції додати у свою кав’ярню, щоб зацікавити більше відвідувачів.

6. Організаційний план

Подумайте, скільки працівників вам буде потрібно для повноцінної роботи кав’ярні, і додайте опис послуг у бізнес-план кав’ярні. Якщо ви не плануєте обслуговувати гостей біля столиків, персоналу знадобиться менше. Тепер популярні кав’ярні, де можна замовляти каву біля каси й розміститися за столиком: для такої кав’ярні знадобиться також мінімум персоналу.

Хто потрібен для роботи кав’ярні:

• Бариста — готує напої, розраховує гостей біля каси.
• Офіціант — обслуговує гостей біля столика. Найчастіше в невеликих кав’ярнях бариста = офіціант: він видає напій гостеві біля каси й забирає посуд після того, як гість пішов.
• Прибиральник — потрібен окремий працівник для підтримування чистоти в кав’ярні, туалеті й службових приміщеннях.
• Бухгалтер — веде документообіг і здає звітність, виплачує та обчислює зарплати.

Залежно від типу кав’ярні, яку ви відкриєте, треба підібрати персонал і дати опис у цьому розділі, хто які обов’язки виконує.

Щоб знати, скільки часу вам потрібно для відкриття кав’ярні, розділіть план на етапи й розпишіть у бізнес-плані кожен з них.

Приклад організаційного плану:

Вибір форми власності й системи оподаткування, оформлення дозвільних документів.

Пошук приміщення, укладання договору на оренду та купівлю.

Розробляння проєкту кав’ярні

Аналіз і дослідження ринку, консультації з технологом, дизайнером та іншими експертами.

Підготування до відкриття

Ремонт приміщення, замовлення й встановлення обладнання.

Наймання й навчання працівників.

Просування акаунту закладу в соцмережах і на картах Google Maps, 2GIS і под.

Тестовий запуск, обслуговування гостей.

7. Виробничий план

План виробництва кав’ярні в бізнес-плані містить інформацію про приміщення кав’ярні, меню, персонал, вибір обладнання для кав’ярні й процеси приготування кави. Інакше кажучи, вам треба пункт за пунктом розписати, як працюватиме ваша кав’ярня, хто готуватиме каву, з якими постачальниками ви працюватимете і як буде організований продаж кави.

Приміщення

Планування кав’ярні — перше, з чого варто почати в приміщенні. За схемою приміщення розставте меблі й обладнання, щоб розуміти, як усе буде облаштоване в закладі. Визначтеся з розміщенням своєї майбутньої кав’ярні: від цього залежатиме популярність закладу й цільова аудиторія.

Під час вибору локації для кав’ярні звертайте увагу на:

1. Розташування поряд бізнес-центрів чи навчальних закладів.
2. Розташування на червоній лінії.
3. Заклади поблизу.

Обладнання

Складіть список обладнання для приготування кави та інших напоїв. З основного, що вам знадобиться:

• професійна, напівавтоматична або автоматична кавомашина для кав’ярні,
• кавомолка,
• фільтр для води,
• холодильник для десертів і молока.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Автоматизація кав’ярні

Щоб налагодити процеси в кав’ярні й вести облік, під’єднайте систему автоматизації. Так ви зможете працювати ефективніше, стежити за аналітикою продажу, вести фінансовий і складський облік.

Програма для кав’ярні має бути зручною і простою для вашого персоналу. Для приємного користування програма для офіціанта має запускатися на різних пристроях: планшеті, смартфоні, ПК чи ноутбуці. Наприклад, з Poster вам не треба купувати дорогі моноблоки, адже ви зможете автоматизувати свою кав’ярню за допомогою планшета й принтера. Так ви зекономите не тільки на обладнанні, а й звільните простір на робочому місці баристи. Якщо ви шукаєте систему обліку для вашого бізнесу, спробуйте Poster вже зараз, зареєструвавшись на пробний період з повним функціоналом програми.

Впроваджуйте систему автоматизації від самого початку, щоб одразу оптимізувати всі робочі процеси, пришвидшити роботу персоналу й бачити актуальний фінансовий та складський звіт.

Додайте до системи автоматизації ваше меню — в Poster ви можете створювати товари, тех. картки, інгредієнти та напівфабрикати. Це допоможе точно внести в меню всі страви зі складниками, щоб зі складу списувалися всі інгредієнти та заготовки.

Також підʼєднайте онлайн-меню, яке доступне за QR-кодом. Воно автоматично наповниться даними з вашого акаунта в Poster. Зекономте на друкованому меню й обслуговуванні банківського термінала, швидко реагуйте на відгуки гостей та приймайте оплати по QR-коду.

Внесіть інформацію про постачальників, та додайте залишки на склад. Це допоможе підрахувати витрати на продукти й ви зможете порівнювати фактичні залишки з програмою та проводити інвентаризацію.

Додавайте в систему всі видаткові та прибуткові транзакції, щоб формувати фінансовий звіт та оцінювати прибутковість кавʼярні.

Враховуйте витрати на маркетинг та створюйте для своїх гостей акції, впроваджуйте бонусну та знижкову системи лояльності. В Poster ви бачитимете як збільшився обсяг продажу, скільки нових гостей вдалось залучити та як підвищилась зацікавленість до страв.

Під’єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Постачальники

Дізнайтеся, у яких постачальників ви замовлятимете товари: каву, молоко, десерти. Особливу увагу варто приділити постачальникам кави — це головний продукт, і він має бути найвищої якості. Бажано, щоб кав’ярня мала кілька видів зерна, і гості могли вибрати те, що їм подобається найбільше.

У бізнес-плані напишіть список постачальників та орієнтовні ціни на закупівлю, щоб можна було підрахувати витрати.

Меню

Позиції в меню кав’ярні треба пов’язати з концепцією закладу. Подумайте: ви хочете продавати десерти й випічку чи пропонуватимете гостям тільки каву. Складіть технологічні карти, наприклад, на капучино, і напишіть у бізнес-плані список усіх позицій, які ви хочете продавати. Додатково можна підключити меню за QR кодом.

Приклад створення техкарти «Капучино»: