6) не допускається підшивати разом накази з адміністративно-господарських питань та з особового складу; накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання; 7) протоколи засідань виробничих нарад групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами.28 лют. 2012 р.

2.3. Всі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо.

Документи, що містяться у справі, мають бути підшиті на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань оправлені у тверду обкладинку з картону. Металеві скріплення (скріпки, шпильки) при цьому слід видалити.

До архіву установи обов'язково передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Документи тимчасових строків зберігання передаються до архіву установи за вказівкою керівника установи.

На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без врахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису). Обов'язковим реквізитом обкладинки справи є строк зберігання справи.

Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті. Правила вимагають проставляти номери аркушів або нумератором, або простим олівцем, застосування чорнила, пасти або кольорових олівців забороняється. Нумерація проставляється таким чином, щоб не зачепити текст.





У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. …