Як і скільки зберігати Z-звіти

Суб’єкт господарювання зберігає щоденні фіскальні звітні чеки (щоденні Z-звіти) в паперовій та/або електронній формі у будь-який зручний та не заборонений чинним законодавством спосіб.

Але спосіб збереження має забезпечити (у тому числі під час проведення перевірки) можливість візуального перегляду такого Z-звіту для підтвердження факту оприбуткування готівки та повноти обліку здійснених розрахункових операцій.

Дані наданих для перегляду Z-звітів співпадати з даними електронних копій таких Z-звітів, що містяться у фіскальній пам’яті РРО та/або на фіскальному сервері податкової.

Податківці нагадали, що ст. 44 ПКУ встановлені мінімальні терміни зберігання документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів — 1095 днів з дня подання податкової звітності, 2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням, із збільшенням цього строку при проведенні процедури оскарження у разі визначення сум зобов’язань контролюючими органами.

При цьому врахуйте, що перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ зупиняється, то строки зберігання документів на період дії карантину також продовжуються.

Не забувайте, що нормами діючого законодавства передбачено, що під час проведення перевірок податківці мають право вимагати пояснення та підтверджуючі документи з питань, які стосуються предмета перевірки, в тому числі використовувати дані Z-звітів Системи обліку даних РРО .

Колеги! Запрошуємо взяти участь у безплатному вебінарі для бухгалтерів. Не пропустіть!

Z-звіт 2023

Значні штрафи за порушення у сфері розрахункових операцій вимагають тримати руку на пульсі змін усіх, хто використовує касові апарати (РРО). Z-звіт – це обов’язковий денний звіт касового апарату, як звичайного, так і програмного. Друкувати його чи ні, як, де і скільки зберігати, як часто формувати Z-звіт, електронний Z-звіт, особливості Z-звітів програмних РРО, відповідальність за порушення – у статті.

• Z-звіт: що це і навіщо
• Z-звіт: навіщо він потрібен ще
• Z-звіт: обов’язковість формування
• Z-звіт: коли формувати
• Чи потрібен Z-звіт, якщо не було за день операцій
• Z-звіт: друкувати чи достатньо електронної форми
• Скільки зберігати Z-звіт
• Z-звіт в електронному вигляді
• Паперовий Z-звіт РРО: де зберігати і як
• Електронний Z-звіт РРО: де зберігати і як
• Як прописати місце збереження електронних Z-звітів РРО філії у внутрішніх документах
• Помилка в Z-звіт
• Z-звіту: копія
• Z-звіт та операції «службове внесення»/«службова видача»
• Відключення електроенергії та Z-звіт
• Особливості Z-звіту для пРРО
• Штраф за Z-звіт

Z-звіт: що це і навіщо

Z-звіт – це документ, який друкує касовий апарат (РРО), у якому містяться дані денного звіт та при формуванні якого відбуваються дві операції:

• занесення даних до фіскальної пам’яті РРО. Після занесення даних до неї, їх уже неможливо змінити/знищити без задіяння шкоди самому касовому апарату;
• обнулення оперативної пам’яті РРО. Стираються поточні дані по операціям зміни після їх вивантаження до фіскальної пам’яті.

Інша назва Z-звіту – фіскальний звітний чек.

Z-звіт слід відрізняти від:

• контрольної стрічки – це копія фіскальних чеків + копія самих Z-звітів при створенні стрічки в електронному вигляді;
• X-звіту – це теж звіт за день, але при його формуванні не відбувається обнулення оперативної пам’яті та занесення даних до фіскальної пам’яті.

Ці відмінності найкраще виписані у п. 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій РРО…, постанова Кабміну від 18.02.2002 р. № 199 (далі – Вимоги № 199). Виходить, що головне технічне призначення Z-звіту – занести операції у фіскальну пам’ять.

Z-звіт: навіщо він потрібен ще

Окрім суто технічного завдання Z-звіт необхідний також для:

• підтвердження здійснення розрахункових операцій і дотримання вимог законодавства про розрахункові операції. За своєю суттю, денний Z-звіт відповідає поняттю первинного документа і його неформування ставить під сумнів усі операції;
• формування податкових накладних за щоденним підсумком операцій. Z-звіт містить підсумки по розрахунковим операціям у розрізі кожного запрограмованого коду товару чи послуги з його найменуванням та кількості, що була продана (роз’яснення ДПС 101.16 ЗІР).

Також формування Z-звіту здійснюється для закриття зміни, наприклад при зміні касира.

Із 1 серпня 2023 року підприємцям дозволили формувати спрощений фіскальний чек. Консультація допоможе розібратися, яку інформацію має містити такий чек, як правильно зазначати у ньому групу товарів та що буде, якщо схибите з назвою товару у чеку

Z-звіт: обов’язковість формування

Так, формувати Z-звіт обов’язково. Податківці не задовольняться, наприклад X-звітом, так як не буде операцій у фіскальній пам’яті. Обов’язковість Z-звіту визначена:

• пп. 9 ст. 3 Закону «Про реєстратори розрахункових операцій…» 6 липня 1995 р. № 265 (далі – Закон про РРО);
• Порядком реєстрації РРО та книг обліку розрахункових операцій (КОРО), наказ Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547 (далі – Порядок № 547).

Z-звіт: коли формувати

Z-звіт формується обов’язково протягом доби до 24:00. Як порушення уже буде розглядатися його формування після цієї часової межі, наприклад формування в час 00:05 чи взагалі на наступний ранок. Витікає це з пп. 9 ст. 3 Закону про РРО, де фіскальний звітний чек вимагається друкувати щоденно у разі здійснення розрахункових операцій . Виходить, що якщо не надрукувати до 24:00, то уже день закінчився.

Крім того, є ще й поняття зміни у п. 2 Вимог № 199, якою вважається період роботи РРО між двома Z-звітами, тобто зміна у даному випадку розглядається не фактична (як працює касир), а своя, «РРО-зміна».

Увага: за 24 години треба хоча б один Z-звіт і встигнути до 24:00.

Отже, касир при роботі в нічну зміну все ж таки має до закінчення доби сформувати Z-звіт (перший) і після закінчення уже своєї зміни сформувати ще один Z-звіт (другий). Також виходить, що період формування Z-звіту не може перевищувати 24 годин, що передбачають й Вимоги № 199.

Чи потрібен Z-звіт, якщо не було за день операцій

Ситуація: касовий апарат включили, він пропрацював весь день, але жодної розрахункової операції проведено не було. У такому разі Z-звіт друкувати не потрібно, так як уже згаданий пп. 9 ст. 3 Закону про РРО має чітку прив’язку до умови здійснення розрахункових операцій (…у разі здійснення..»). З цим погоджуються й податківці у роз’ясненні ЗІР 109.09.

Якщо протягом дня були при цьому службові операції: «службове внесення» або «службова видача», то теж Z-звіт друкувати не потрібно, так як такі операції не є розрахунковими у розумінні Закону про РРО (роз’яснення ЗІР 109.09).

Хоча для перестраховки можна й сформувати, особливо якщо не тільки одна людина працює з даним РРО і є певні сумніви, чи дійсно розрахункових операцій не було (можна попередньо сформувати X-звіт) та проглянути контрольну стрічку. Однак, аби такої плутанини не було, варто перед зміною касирів все ж таки правильно закрити зміну і сформувати Z-звіт, якщо були розрахункові операції. Але в дрібних магазинах інколи буває, коли одним РРО користуються два продавця, наприклад сам власник магазину та найнятий ним продавець-помічник.

По резервним касовим апаратам, які навіть не вмикали, Z-звіти не формують, так як такої вимоги немає.

Z-звіт: друкувати чи достатньо електронної форми

Друкувати, якщо використовуєте класичний (апаратний) РРО. З законодавством тут справа неоднозначна й питання при прочитанні виникають. Пояснимо, що до чого:

• у самому Законі про РРО у пп. 9 ст. 3 записано однозначно: «щоденно друкувати…». На це натякають податківці (лист ДФС від 30.11.2018 р. № 5045/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далі – Лист № 5045). Отже, формування лише одного електронного Z-звіту без роздруківки – це порушення й треба ще паперовий варіант;
• відсутність місця, куди клеїти Z-звіти в КОРО та відсутність самої КОРО не означає, що не потрібна роздруківка самих звітних фіскальних чеків. Нагадаємо, що раніше ці звіти клеїли в КОРО, яка була обов’язковою. Однак, ще з 1 жовтня 2018 року це скасували і суб’єкт господарювання взагалі може не мати КОРО за умови, що він видав такий наказ і не збирається використовувати розрахункові квитанції й проводити розрахункові операції при виході РРО з ладу чи відключенні електроенергії;
• зберігати Z-звіти потрібно також і в електронній формі, але це не виключає обов’язкову роздруківку. Вимога збереження фіскальних звітних чеків у електронній формі стосується, по-перше, лише відокремлених підрозділів. По-друге, це тільки умова оприбуткування готівки (абз. 3 п. 11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, від 29.12.2017 р. № 148, далі – Положення № 148). Дотримання даної умови не означає автоматичне дотримання й вимог пп. 9 ст. 3 Закону про РРО (!). По-третє, з даної вимоги випадають фізособи-підприємці і вона стосується лише підприємств/установ. На практиці ж електронний Z-звіт завжди є у пам’яті РРО;
• податківці на практиці накладають штраф за незабезпечення зберігання паперового Z-звіту. Звітний фіскальний чек, як і будь-які інші первинні документи, мають зберігатися у визначений ПКУ строк – з цього приводу лист ДФС від 19.03.2019 р. № 1112/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далі – Лист № 1112). Z-звіт по факту має статус первинного документу з усіма витікаючими наслідками.

Увага: друкувати та зберігати Z-звіти звичайних касових апаратів (апаратних, «класичних» РРО) треба обов’язково.

Щодо програмних РРО (пРРО), епоха яких настала з 1 серпня 2020 року, то сама їх ідея вже не передбачає ніяких роздруківок.

Скільки зберігати Z-звіт

3 роки (1095 днів). Відлік починається з дня подачі податкової звітності, для складення якої Z-звіт був використаний. Це умова п. 44.3 ПКУ. Про такий строк мова йде у абз. 2 п. 11 Положення № 148, а також Листі № 1112. Це стосується обох форм документа – паперової та електронної.

Z-звіт в електронному вигляді

Електронний Z-звіт – це документ, який створюється РРО у вигляді електронних даних. Його можна роздрукувати при втраті паперового екземпляру. Також це той фіскальний звітний чек, що формують програмні РРО.

В програмних РРО обіцяють, що Z-звіт буде створюватися в автоматичному режимі й підприємці, які їх використовують, ризиків щодо його відсутності не нестимуть.

Паперовий Z-звіт РРО: де зберігати і як

Друковані Z-звіти зберігайте у певному відведеному місці. Це може бути певна папка, коробка тощо. Законодавство не визначає насьогодні місце й спосіб їх збереження. Однак, ні в якому разі не підклеюйте їх, як раніше, до КОРО, так як там уже немає спеціально відведених місць до цього й це можна розцінювати як порушення правил ведення самої КОРО. Як варіант роздруковані Z-звіти можна приклеювати у спеціально відведений зошит, лист картону тощо.

Визначте також обов’язково відповідальну особу, наприклад касира чи бухгалтера з розрахунків.

Електронний Z-звіт РРО: де зберігати і як

Щодо електронної форми Z-звіту, то тут дещо неоднозначна ситуація. Підприємство самостійно визначає щодо Z-звітів (абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 12 Положення № 148):

• місце збереження;
• спосіб збереження;
• формат збереження. Він має забезпечити можливість візуального перегляду Z-звіту представниками ДПС.

Взагалі з цими умовами дещо дивна ситуація, так як будь-який касовий апарат забезпечує збереження даних у фіскальній пам’яті, а тому по факту місцем збереження даних є сам РРО, а спосіб залежить від розробника даного апарату.

Щодо формату даних, то ДПС взагалі відсторонилася від відповіді на ці питання, рекомендувавши ставити питання щодо електронного формату для щоденних Z-звітів чеків не до податківців, а до Нацбанку, так як він є розробником даної технології (лист ДФС від 12.04.2019 р. № 1581/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Отже, все знову залежить тут від вашого касового апарату та його розробника.

Так як електронні Z-звіти дублюються паперовими, які зберігаються 1095 днів, то питання по ним відпадає – є ж збережені паперові. Однак, у ситуації, коли паперові Z-звіти не друкуються, що можливо для філії, яка не веде касову книгу (п. 11 Положення № 148)

Увага: для філій бажано прописати умови збереження електронних Z-звітів, аби врегулювати це питання.

✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»

Як прописати місце збереження електронних Z-звітів РРО філії у внутрішніх документах

Рекомендуємо для філії, на всяк випадок, у окремому наказі або положенні про касову дисципліну по підприємству на основі пп. 2.3.4 з наказу Мінфіну від 08.10.2012 р. № 1057 визначити, що філією «здійснюється енергонезалежне зберігання інформації контрольної стрічки в електронній формі (КСЕФ), у т.ч. копій Z-звітів, у носії КСЕФ протягом законодавчо встановленого строку зберігання». КСЕФ включає електронні копії Z-звітів, тому питання буде врегульоване. У прикладі запропонованого положення про ведення касових операцій на підприємстві якраз таким чином і зроблено (п. 7.3 розробленого положення).

Про необхідність розробки внутрішнього положення для філії з визначенням місця зберігання Z-звітів вказали й податківці у Індивідуальній податковій консультації від 13.03.2020 р. № 1031/6/99-00-05-05-01-06/ІПК.

Помилка в Z-звіт

Виправлення помилки (помилкової операції) можливе тільки до формування Z-звіту. Виправлення здійснюється двома способами:

Після формування фіскального звітного чеку помилкові операції виправити уже неможливо, як і виправити сам Z-звіт.

Z-звіт: копія

У ситуації, якщо оригінал втрачено, то роздрукувати копію z звіту можна (Лист № 5045). Головне, щоб РРО забезпечував таку технічну можливість. Обмежень щодо можливої кількості роздрукованих копій Z-звіту не передбачено.

Z-звіт та операції «службове внесення»/«службова видача»

Формування Z-звіту та операції «службове внесення» чи «службова видача» йдуть поруч і зверніть увагу на наступне:

• «службове внесення» – здійснюються за умови обнулення суми грошової скриньки після виконання Z-звіту перед першою розрахунковою операцією;
• «службова видача» – якщо касир забирає гроші з місця проведення розрахунків (до проведення Z-звіту). Якщо ж на момент проведення Z-звіту гроші залишаються на місці, то «службова видача» не здійснюється (Z-звіт без службової видачі).

Детальніше про ці операції можна дізнатися у роз’ясненні ДФС від 30.11.2018 р. № 5068/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

Відключення електроенергії та Z-звіт

Якщо на період відключення електроенергії проводилися розрахункові операції з використанням розрахункових квитанцій та КОРО, то потім при підключенні треба:

• провести усі суми розрахунків за час роботи з використанням цих розрахункових квитанцій та відповідно до контрольної стрічки, якщо оперативна пам’ять обнулилася (це залежить від вашого апарату);
• сформувати Z-звіт;
• зробити операцію «службове внесення», якщо є потреба.

Роз’яснення ДПС з цього приводу знайдете тут.

Особливості Z-звіту для пРРО

Z-звіт формується також і пРРО, при чому:

• процес відбувається повністю автоматично і щоденно. Користувачу дбати про дотримання правила «один звіт за 24 години», як для звичайних РРО, не потрібно – про це дбає сама програма;
• друкувати теж Z-звіт пРРО не обов’язково (роз’яснення ДПС ЗІР 109.24, а також ГУ ДПС у Тернопільській області). Сформований Z-звіт передається на фіскальний сервер ДПС, звідки має надійти підтвердження отримання;
• пРРО має зберігати у себе в пам’яті Z-звіти не менше 3х років. Це значить, що якщо раптом розрахункові операції припинені, то слід подбати про збереження даних на певних носіях а той збереження самого пристрою, на який пРРО був установлений.

Штраф за Z-звіт

Прямого штрафу за нероздрукування Z-звіту немає. Податківці раніше дану ситуацію прирівнювали до неоприбуткування готівки . Однак, після відміни влітку 2019 року «штрафного» указу президента про порушення правил готівкових операцій й оновлення абз. 2 п. 11 Положення № 148 у листопаді 2019 р. така причина штрафування стає малоймовірною.

Залишається лише 2 варіанти заробити штраф:

• за незбереження первинних документів. Це 1020 грн – перший раз, 2040 грн – повторно протягом року (п. 121.1 ПКУ , лист № 1112);
• адмінштраф за порушення порядку проведення розрахунків (ст. 155 1 КпАП). Це від 85 до 170 грн (на посадових осіб). ФОП даний штраф взагалі не стосується, так як вони не є посадовими особами.

Колеги! Запрошуємо взяти участь у безплатному вебінарі для бухгалтерів. Не пропустіть!