Розрахунок відпускних: краще один раз побачити… приклади розрахунку

У минулому номері журналу «Бухгалтер 911» ми з вами «гризли граніт» теорії розрахунку відпускних. А сьогодні пропонуємо розглянути, як вона працює на практиці.

Окремі виплати в розрахунку відпускних

Премії і разові винагороди. При розрахунку відпускних премії (за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців) включають у заробіток того місяця, на який вони припадаютьзгідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.

Це прямо прописано в п. 3 Порядку № 100*. А ось усі інші виплати слід враховувати в тих місяцях, за які вони нараховані (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11).

Одноразову винагороду за підсумками роботи за рік і за вислугу років включають у середній заробіток шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди,нарахованої в поточному році за попередній рік (наприклад, у 2017 році за 2016 рік).

Важливо! Якщо ця умова не виконується, наприклад, винагорода нараховується в поточному році за поточний рік (наприклад, у 2016 році за 2016 рік), то вона не бере участі в розрахунку відпускних.

Зверніть увагу: одноразова винагорода розподіляється не між місяцями того року, за роботу в яких вона була нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який робиться розрахунок середньої зарплати.

Приклад 1. Працівник прийнятий на роботу 15.08.2016 р. З 10.05.2017 р. йому надається частина щорічної відпустки тривалістю 14 к. дн. Розрахунковим періодом є вересень 2016 року — квітень 2017 року. У розрахунковому періоді працівникові нарахована зарплата в сумі 26600,00 грн. Крім того, в січні 2017 року нарахована винагорода за підсумками роботи за 2016 рік у сумі 12000,00 грн.

Винагороду за підсумками роботи за 2016 рік включаємо в розрахунок середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми нарахованої винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду. Оскільки в нашому випадку розрахунковий період складає 8 місяців (вересень 2016 року — квітень 2017 року), у розрахунок середньої зарплати включаємо частину винагороди за підсумками роботи за 2016 рік у розмірі 8/12 від її повної суми, а саме: 12000,00 : 12 х 8 = 8000,00 (грн.).

Визначимо кількість календарних днів, що враховуються: 242 – 5 = 237 (к. дн.), де 242 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді; 5 — кількість святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді (14 жовтня 2016 року; 1, 7 січня, 8 березня і 16 квітня 2017 року).

Середньоденна зарплата складає: (26600,00 + 8000,00) : 237 = 145,99 (грн.).

Сума відпускних дорівнює: 145,99 х 14 = 2043,86 (грн.).

Лікарняні та декретні. Тут усе просто. І лікарняні, і допомога по вагітності та пологах беруть участь у розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних. Відповідно і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника (відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами), включають у загальну кількість календарних днів за розрахунковий період.

Приклад 2. Працівникові надається щорічна основна відпустка з 10.05.2017 р. тривалістю 24 к. дн. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2016 рокуквітень 2017 року. Сума зарплати за розрахунковий період склала 56050,00 грн. Сума оплати лікарняного листка за період тимчасової непрацездатності з 25.01.2017 р. по 03.02.2017 р. — 1573,70 грн.

Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 365 – 11 = 354 (к. дн.), де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді; 11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Визначимо середньоденну зарплату: (56050,00 + 1573,70) : 354 = 162,78 (грн./к. дн.).

Сума відпускних складає: 162,78 х 24 = 3906,72 (грн.).

Приклад 3. Працівниці підприємства відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами надана щорічна відпустка тривалістю 24 к. дн. Період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами: 06.01.2017 р. — 11.05.2017 р. включно. У щорічну відпустку робітниця йде з 12.05.2017 р.

Розрахунковий період — травень 2016 рокуквітень 2017 року. Зарплата за розрахунковий період склала 38520,00 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 18212,04 грн., у тому числі за травень 2017 року — 1589,94 грн.

Визначимо кількість календарних днів, що враховуються: 365 – 11 = 354 (к. дн.).

Розрахуємо суму допомоги, нараховану за місяці, що ввійшли до розрахункового періоду:

18212,04 – 1589,94 = 16622,10 (грн.).

Зверніть увагу: у розрахунку середньоденної зарплати братиме участь тільки частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду.

Визначимо суму середньоденної зарплати: (38520,00 + 16622,10) : 354 = 155,77 (грн.).

Сума відпускних складає: 155,77 x 24 = 3738,48 (грн.).

Виплати за час, упродовж якого за працівником зберігався середній заробіток. Такі виплати (наприклад, відпускні за час перебування в попередній відпустці, середній заробіток за періоди військової служби, відрядження, підвищення кваліфікації, медогляду і т. ін.), нараховані в розрахунковому періоді, беруть участь у розрахунку відпускних ( абз. 4 п. 3 Порядку № 100 ).

Одноразові виплати. Їх не враховують при розрахунку середньої зарплати для оплати щорічних відпусток. Підстава — п.п. «б» п. 4 Порядку № 100.

До одноразових виплат належать, наприклад, компенсація за невикористану відпустку, будь-яка матеріальна допомога, вихідна допомога.

Приклад 4. Працівникові підприємства надається щорічна відпустка з 10.05.2017 р. тривалістю 14 к. дн. У розрахунковому періоді (травень 2016 рокуквітень 2017 року) йому були нараховані: зарплата46050,00 грн.; відпускні за період з 13 по 26 червня 2016 року1709,54 грн.; матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки1000,00 грн.

Розрахуємо середньоденну зарплату: (46050,00 + 1709,54) : 354 = 134,91 (грн.).

Визначимо суму відпускних: 134,91 x 14 = 1888,74 (грн.).

Окремі періоди в розрахунку відпускних

Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років. Час, коли працівниця не працювала, оскільки перебувала в такій відпустці, не враховують при визначенні загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді на підставі абз. 6 п. 2 Порядку № 100. А як же тоді розрахувати суму відпускних, якщо працівниця йде в щорічну відпустку відразу після відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років? Легко!

Якщо працівниця в розрахунковому періоді не мала заробітку не зі своєї вини, розрахунок середньої зарплати роблять, виходячи з установлених їй у трудовому договорі тарифної ставки, місячного окладу.

Причому Мінпраці уточнює: середню заробітну плату необхідно обчислювати, виходячи з тарифної ставки (окладу), встановленої на день виходу в щорічну відпустку.

Див. лист від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05.

Приклад 5. Працівниця підприємства відразу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку йде в щорічну відпустку тривалістю 20 календарних днів. Щорічна відпустка надана з 08.05.2017 р.

Розмір місячного окладу працівниці — 3400,00 грн. Розрахунковий період — травень 2016 року — квітень 2017 року.

Розрахуємо середньоденну зарплату: (3400,00 x 12) : (365 – 11) = 115,25 (грн.).

Визначимо суму відпускних: 115,25 х 20 = 2305,00 (грн.).

Ми розібралися із ситуацією, коли працівниця не працювала у відпустці для догляду за дитиною. А як бути, якщо жінка, перебуваючи у такій відпустці, працювала на умовах неповного робочого часу? У цьому випадку середню зарплату для визначення суми відпускних розраховуйте, виходячи із зарплати, нарахованої їй за розрахунковий період.

Прогул. З розрахункового періоду виключається тільки час, упродовж якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігалася або зберігалася частково зарплата (див. п. 2 Порядку № 100). Час прогулу не належить до таких поважних причин, отже, і не виключається з розрахункового періоду.

Приклад 6. Працівник підприємства йде в щорічну відпустку з 15.05.2017 р. тривалістю 24 к. дн. Розрахунковий період — травень 2016 року — квітень 2017 року. Зарплата, нарахована за розрахунковий період, — 41496,00 грн. У розрахунковому періоді працівник з 3 по 6 січня 2017 року був відсутній на робочому місці без поважної причини, про що був складений відповідний акт.

Розрахуємо середньоденну зарплату: 41496,00 : 354 = 117,22 (грн.).

Як бачите, час прогулу (4 к. дн.) не виключаємо із загальної кількості календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати для оплати періоду відпустки.

Сума відпускних складе: 117,22 х 24 = 2813,28 (грн.).

Простій. Якщо дні простою оплачувалися, виходячи з частини (!) окладу (тарифної ставки), то їх виключають із загальної кількості днів, що беруть участь у розрахунку відпускних ( абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Також не братиме участь у розрахунку і сама «простійна» оплата.

У загальному випадку час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Важливо! Якщо простій не з вини працівника сплачений за середнім заробітком, то дні простою і його оплата беруть участь у розрахунку відпускних.

Приклад 7. Працівник іде в щорічну відпустку з 22.05.2017 р. тривалістю 24 к. дн. У розрахунковому періоді (травень 2016 року — квітень 2017 року) він не працював у зв’язку з простоєм не з його вини (31 к. дн. з 1 лютого по 3 березня 2017 року). Оплата за час простою здійснювалася в розмірі 2/3 окладу. Зарплата, нарахована за розрахунковий період, — 51180,00 грн., у тому числі за період простою — 3269,91 грн.

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати: 365 – 31 – 11 = 323 (к. дн.).

Середньоденна зарплата складе: (51180,00 – 3269,91) : 323 = 148,33 (грн.).

Сума відпускних становитиме: 148,33 х 24 = 3559,92 (грн.).

А ось якщо простій стався з вини працівника, то час простою з розрахункового періоду не виключається.

Приклад 8. Використовуючи умови прикладу 7, припустимо, що простій був з вини працівника. Такий простій не оплачується. Сума зарплати, нарахованої працівникові за розрахунковий період, дорівнюватиме 47910,09 грн.

Оскільки простій був з вини працівника, то дні простою з розрахункового періоду для розрахунку середньої зарплати не виключаються.

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати: 365 – 11 = 354 (к. дн.).

Середньоденна заробітна плата складе: 47910,09 : 354 = 135,34 (грн.).

Сума відпускних становитиме: 135,34 х 24 = 3248,16 (грн.).

У бухобліку нарахування відпускних відображайте за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою», а нарахування на них ЄСВ — за кредитом субрахунку 651 «За розрахунками за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням».

На вашому підприємстві створюється резерв відпусток? Тоді субрахунки 661 і 651 у вас повинні кореспондувати з дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».

У випадку якщо відповідно до П(С)БО резерв відпусток не створювався або його сума не покриває розміру відпускних, витрати, пов’язані з нарахуванням відпускних, відображайте залежно від місця роботи співробітника за дебетом рахунків: 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності».

Важливо! Використати резерв можна тільки в межах нарахованої суми. Тобто дебетового залишку за субрахунком 471 у вас бути не повинно.

Суми утриманих ПДФО і ВЗ враховують за загальними правилами: за дебетом субрахунку 661 у кореспонденції з кредитом субрахунків 641/ПДФО і 642/ВЗ відповідно.

Як провести розрахунок і нарахування відпускних 2023

У статті експерт допоможе розібратися з розрахунком відпускних у 2023 році. Врахуємо минулорічні оновлення правил врахування премій при розрахунку середньої зарплати, пояснимо як бути зі святковими і неробочими днями в умовах воєнного стану та як змінився перерахунок премій у зв’язку з останнім оновленням Порядку № 100. Теорію закріпимо прикладами розрахунку відпускних у різних ситуаціях, зокрема, пов’язаних з воєнним станом.

  • Як розрахувати відпускні
  • Організаційні процедури, що передують нарахуванню відпускних
  • Алгоритм розрахунку відпускних 2023
  • Розрахунок відпускних під час воєнного стану
  • Премії у розрахунку відпускних 2023
  • Вплив минулих премій на розрахунок відпускних 2023-2024 роках
  • Розрахунок відпускних 2023: приклади
  • Чому розмір перерахованої премії відрізняються від фактичного
  • Нарахування відпускних при мінімальній зарплаті
  • Розрахунок відпускних та відпустка за свій рахунок, простій, неповний робочий час
  • Приклад нарахування відпускних у бухгалтерському обліку
  • Як визначають коефіцієнт резервування відпускних

Як розрахувати відпускні

Перш ніж дати відповідь на питання, як нарахувати відпускні, давайте розглянемо, як оновлювалися правила розрахунку відпускних в останні роки. Як рахувати відпускні визначає Порядок обчислення середньої заробітної плати, постанова КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (даліПорядок №100). Останнє оновлення, яке сталося – у квітні 2022 року, коли до Порядку № 100 внесли зміни постановою КМУ від 26.04.2022 р. № 486 (даліПостанова № 486), яка набула чинності ще 29 квітня 2022 року. За цими змінами:

  • врахували деякі особливості воєнного стану, а саме ситуацію відсутності даних за певні періоди внаслідок ведення бойових дій (відновлення обліку);
  • відкоригували правила врахування премій, якщо місяць відпрацюваний частково. До цього коригування діяли правила перерахунку премій від 04 вересня 2021 року з постанови Кабміну від 01.09.2021 р. № 917 (даліПостанова № 917). Якщо перераховувати премії при розрахунку відпускних за Постановою № 917, то часто виникала ситуація, коли перерахована премія ставала більшою, ніж фактично нарахована працівнику. Причиною була у базі перерахування – кількості відпрацьованих робочих днів, які у місяці премії та місяці перерахунку можуть бути досить різними.

Однакові правила використовуються й щодо розрахунку компенсації відпусток.

Окрім згаданих вище змін варто також звернути увагу, що:

  1. коригування заробітку на коефіцієнт підвищення окладів не проводимо ще з 12 грудня 2020 року;
  2. зміна мінімальної зарплати у жовтні 2022 року з 6500 грн на 6700 грн ніяк не впливає на розрахунок відпускних;
  3. святково-неробочих днів у 2022 році– всього 3 (01 січня, 07 січня, 08 березня), а у 2023 році – за весь рік невідомо, але до 19 лютого 2023 року їх точно немає. Справа в тому, що на час воєнного стану святково-неробочих днів немає (ч. 6 ст. 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136, даліЗакон № 2136, набув чинності 24.03.2022 року). Про те, як це впливає на відпускні поговоримо далі;
  4. воєнний стан і карантинні заходи на початку 2022 року можуть ускладнювати розрахунок відпускних через простої, відпустки за власний рахунок, неповний робочий день, а також періоди призупинення дії трудового договору, – все це потрапляє на розрахункові періоди відпускних, які обчислюються у 2023 році.

Організаційні процедури, що передують нарахуванню відпускних

Перевірте, чи здійснили всі організаційні процедури, які передують нарахуванню відпускних. Так, щороку в січні вже необхідно:

  • скласти графік відпусток на поточний рік. Це обов’язково для всіх (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Його варто скласти у кінці грудня чи в перших днях січня.
  • Уточнити коефіцієнт резервування, який потрібен для розрахунку забезпечення відпускних протягом поточного року. Можна взяти й минулорічний, але якщо у підприємства були суттєві зміни в окладах, кількості працівників, змінилося співвідношення працівників різних підрозділів, то варто перерахувати. Коефіцієнт резервування має бути затверджений наказом керівника (самостійним або як зміни до наказу про облікову політику). Можуть не визначати забезпечення відпусток лише підприємства, які складають спрощену фінансову звітність за формами 1-мс, 2-мс за НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», зокрема мікропідприємства та спрощенці 3 групи.

Тепер розглянемо детальніше всі ці нюанси, що впливають на порядок нарахування відпускних.

Алгоритм розрахунку відпускних 2023

Спочатку наведемо загальний алгоритм розрахунку відпускних. Особливості воєнного стану підсумуємо також далі (див. про Розрахунок відпускних під час воєнного стану).

Розрахунок відпускних у такому разі здійснюємо у такій послідовності:

  1. Визначаємо розрахунковий період. Це період, за який враховуються виплати працівнику при розрахунку середньоденної зарплати. Ним є останні 12 місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Наприклад, якщо працівник виходить у відпустку у лютому 2023 року, то розрахунковим періодом є лютий 2022 року — січень 2023 року;
  2. Знаходимо тривалість розрахункового періоду в календарних днях. Однак не рахуємо святкові і неробочі дні, яких за рік зараз маємо 12 (див. ст. 73 КЗпП). Якщо рахувати за 12 місяців, то виходить 353 к. дні (невисокосний рік, 365 – 12 = 353). Однак з причини воєнного стану святково-неробочі дні відсутні у період з 24 березня 2022 року (дата набуття чинності Закону № 2136) до дня закінчення воєнного стану. Через це при розрахунку відпускних для особи, яка виходить у відпустку у лютому 2023 році маємо лише один святковий день у період лютий 2022– січень 2023, а саме – 08 Березня 2022 року. Як наслідок, кількість днів розрахункового періоду – 364 к. дні (=365 – 1);
  3. Підраховуємо всі виплати у вигляді зарплати, які були у розрахунковому періоді (спочатку без премій). Всі виплати включаємо до тих періодів, за які вони нараховані (абз. 3 Порядку № 100). Наприклад, нічні за січень мають бути включені до лютого навіть якщо їх нарахували у лютому. Однак виключаємо:
  • матеріальну допомогу (як разову, так і ні);
  • одноразові виплати (компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу);
  • виплати, які згадуються у п. 4 Порядку № 100 (див. пам’ятку таких виплат нижче);
  • виплати на основі цивільно-правових договорів (ЦПД).
  1. Включаємо до суми виплат розрахункового періоду також деякі виплати, які не вважаються зарплатою, а саме:
  • лікарняні(допомогу з тимчасової непрацездатності);
  • Декретні(допомогу по вагітності та пологам).
  1. Окремо вирішуємо питання з преміями. Включати одразу до розрахункового періоду без перерахунку можна лише місячну премію, яка нарахована у тому ж місяці, до якого вона відноситься. Наприклад, премія за січень, яка нараховано у тому ж січні.
  2. Визначаємо середньоденну зарплату за розрахунковий період (формула розрахунку відпускних). Наприклад, для 12-міячного періоду вона розраховується так:

Середньоденна зарплата для розрахунку відпускних

Виплати за розрахунковий період 12 місяців

_______________________________

365 – СН дні за 12 місяців*

*СН дні за 12 місяців – кількість діючих святково-неробочих днів за 12 місяців за ст.73 КЗпП

  1. Обчислюємо суму відпускних: множимо середньоденну на тривалість відпустки. У тривалості відпустки не враховуємо святкові і неробочі дні.

Однак можуть бути й складніші ситуації у розрахунку:

  • працівник працює нещодавно. Він може не мати повних 12 місяців. Тоді беруться лише повністю відпрацьовані ним місяці (з першого по останнє число). Однак, якщо він почав працювати не з першого числа, але з першого робочого дня місяця — такий місяць враховуємо (п. 3 Порядку № 100);
  • відпустка «за свій рахунок» весь місяць (з першого по останнє число). Якщо працівник увесь місяць був у неоплачуваній відпустці, то такий місяць повністю виключаємо з розрахунку, у т.ч. і премії, надбавки тощо, які мали місце у такому місяці (лист Мінсоцполітики від 23.04.2018 № 659/0/101-18);
  • питання відпускних та мінімальної зарплати, простою у розрахунковому періоді, неповного робочого часу, інших ситуацій з відпустками без збереженнярозглянемо далі.

Нараховуємо та виплачемо відпускні не пізніше, ніж за 3 дні до виходу працівника у відпустку. Якщо не встигаємо, то контролюємо, аби у заяві працівника на відпустку було прохання виплатити відпускні у найближчий час виплати зарплати (або інший зручний для обох сторін термін).

Перед розрахунком відпускних прогляньте ще раз 11 ключових правил розрахунку відпускних, які зібрано у вигляді пам’ятки.

Також прогляньте ті виплати, які виключаються при розрахунку відпускних з розрахункового періоду на підставі п. 4 Порядку № 100. У переліку врахували й зміни ще з вересня 2021 року, у якому тоді додалася грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків. Однак вона й до цього виключалася як одноразова виплата.

Розрахунок відпускних під час воєнного стану

При розрахунку відпускних у період воєнного стану зважати слід не на дату початку воєнного стану (24 лютого 2022 року), а на дату набуття чинності Закону № 2136 (24 березня 2022 року). Хоча алгоритм розрахунку відпускних (див. вище) був викладений з урахуванням існуючих особливостей трудового законодавства воєнного стану, але все ж таки окремо узагальнимо у чому різниця між звичайним порядком розрахунку відпускних та «воєнним», а також назвем ще й інші особливості, які не згадували. Особливості розрахунку відпускних 2023 в умовах воєнного стану такі:

  1. при розрахунку відпускних віднімати святкові і неробочі дні, які потрапляють на період з 24 березня 2022 року по день закінчення воєнного стану, не потрібно. Святкові і неробочі дні зі ст. 73 КЗпП з 24 березня 2022 р. до закінчення воєнного стану у розрахунку вважаються звичайними днями. Це випливає з того що Законом № 2136 ст. 73 КЗпП «відключена», тобто не застосовується. Однак «відключені» вони лише щодо періоду дії воєнного стану, а в Порядок № 100 ніяких змін щодо їхнього неврахування не вносили. Це значить, що святкові і неробочі дні рахуємо всі, які діяли до 24 березня 2022 року та віднімаємо їх у розрахунку. Наприклад, віднімаємо 01 січня 2022, 07 січня 2022 та 08 березня 2022. Однак уже не віднімаємо 24 квітня 2022, 01 травня 2022, 09 травня 2022 і т.д., так як вони під час війни вважаються звичайними робочими днями, а не святково-неробочими днями;
  2. період призупинення дії трудового договору слід виключити з розрахункового періоду. Якихось особливих роз’яснень з цього приводу немає, але ситуація аналогічна відпустці за власний рахунок, тому застосовуємо ті ж самі правила. Загальне правило — час, впродовж якого працівник не працював і за ним не зберігався заробіток виключається з розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку № 100);
  3. період призупинення трудового договору також не зараховується й у стаж, який дає право на щорічну відпустку – зверніть увагу й на це. Причина в тому, що за такий період працівник не отримує ніяких виплат, тому період призупинення трудового договору не відповідає вимогам ст. 9 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504;
  4. із розрахункового періоду слід також виключити час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (оновлений абз. 6 п. 2 Порядку № 100 з Постанови № 486). Мається на увазі ситуація відсутності облікових даних. Наприклад, працівник перевівся з філії, яка розташована зараз (чи була розташована) в зоні активних бойових дій, куди прилетів снаряд і знищив усі документи по зарплаті, або ж до них просто немає доступу. Що й скільки нараховували ­— невідомо. Отже, такі дні просто слід виключити з розрахунку.

Премії у розрахунку відпускних 2023

Розрахунок премій наводимо з урахуванням уточнення правил Постановою № 486.

Місячні премії

Місячну премію враховуємо у заробіток того місяця, у якому вона була нарахована, а не того місяця, до якого вона відноситься. Так, премія за січень 2023, яка нарахована у лютому 2023, включається до заробітку лютого 2023.

Якщо місяць нарахування та місяць, до якого премія відноситься співпадають – проблем ніяких. Така премія включається у повній сумі, тобто без перерахунків. Наприклад, премія за січень 2023, яка була нарахована 31 січня 2023 року.

Якщо ж місяць нарахування та місяць, якого премія стосується, різні, то розмір премії слід перерахувати у такий спосіб:

  • знаходимо середньоденну премію. Для цього суму нарахованої премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів того місяця, за який її нарахували;
  • середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів місяця нарахування. Даний результат і включаємо у суму доходів розрахункового періоду.

Зверніть увагу, у цьому розрахунку на таке: якщо працівнику нарахували премію у березні, скажімо, за лютий 2023 року, у якому він відпрацював лише половину норми робочого часу (10 р. дн.), то потім при перерахунку у березні на повні 22 відпрацьовані робочі дні березня премія виходить більш ніж удвічі більшою. Так, 1000 грн премії на 10 р. дн. — це 100 грн/день. Маємо результат – 2300 грн на 23 робочі дні березня 2023 (=100 грн×23 дні). Аби такого не було за Постановою № 486 додали обмеження: «якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати».

Що це значить? Це значить, що розмір премії «обрізається» й збільшення премії у разі, якщо вона була нарахована за місяць, коли загальна норма робочого часу була невиконана, не буде. Так, у нашому прикладі при перерахунку 1000 грн премії за лютий 2023, який був відпрацьований частково (10 р. дн. з 20 по нормі) на березень 2023 року буде не 2300 грн, а ті ж самі 1000 грн, тобто премія у її фактичному розмірі.

Однак дане правило «обрізання» премії не застосовується, коли місяці просто мають різну кількість робочих днів і працівник відпрацьовує всю норму. У такому разі премія може знову бути більшою при перерахунку, аніж фактично нарахована. Наприклад, відпрацьовано 20 р. дн. у лютому (повна норма) та перераховуємо на 23 р. дн. березня (повна норма). Тоді 1000 грн ×23/20 = 1150 грн.

При перерахунку премії може вийти й навпаки – перерахована премія виходить меншою, зокрема коли працівник у місяці нарахування премії пішов у відпустку за свій рахунок. Наприклад, у лютому 2023 працівник відпрацював усі 20 р. дн., а у березні 2023 – лише 11 днів. Вийде, що 1000 грн премії на 20 р. дн. — це 50 грн/день. Маємо результат — 550 грн (= 50 грн ×11 дні).

Увага: в процесі перерахунку по робочим дням премія може стати як більшою, так і меншою за фактично нараховану. Цей результат і включається до розрахунку середньої.

Квартальні та річні премії

Премії за квартал, півріччя, рік тощо — перераховуємо помісячно. Для цього скористайтеся таблицею-алгоритмом з прикладом нижче.

ПЕРЕРАХУНОК КВАРТАЛЬНИХ І РІЧНИХ ПРЕМІЙ

визначаємо середньоденну премію. Ділимо суму нарахованої премії на кількість відпрацьованих робочих днів того періоду, за який вона нарахована

Премію за І квартал 2023 року, яка нарахована у квітні 2023, слід ділити на кількість відпрацьованих у такому кварталі робочих днів. Якщо премія 5000 грн і відпрацьовано 65 р. дн. (з 65 по нормі) у І кварталі 2023, то виходить 76,92 грн/день (= 5000 грн/65 день)

місяць нарахування премії вважаємо першим

починаючи з першого місяця відраховуємо «ВПЕРЕД» таку наступну кількість місяців, яка відповідає кількості місяців, за які була нарахована премія. Так, для квартальної премії – це 3 місяці, для річної премії – 12 місяців і т.д.

Це квітень, травень, червень

залишаємо лише ті місяці, які потрапили до розрахункового періоду*

Якщо особа йде у відпустку у червні 2023, то у нашому прикладі до розрахункового періоду потраплять лише квітень 2023 і травень 2023 року, адже розрахунковий період червень 2022–травень 2023

середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у кожному такому місяці

Якщо особа відпрацювала всі робочі дні у квітні 2023 і 6 днів була на лікарняному у травні 2023, то вийде:

Всього виходить розмір перераховано премії 1538,40 + 1307,64 = 2846,04 грн

отримані результати додаємо до заробітку відповідного місяця розрахункового періоду

  • якщо зарплата без премій за червень 2022 – травень 2023 становить 160000 грн, лікарняні 2000 грн, то маємо 164846,04 грн доходу (=160000 + 2000 + 2846,04);
  • середня виходить = 164846,04/(365 – 0 –3) = 455,38 грн. При розрахунк відняли 3 дні лікарняних, які стосуються травня 2023. Також припускаємо, що воєнний стан до червня 2023 триває, тому святково-неробочих днів у розрахунковому періодів немає (0 дн.)

* це не означає, що відкинуті місяці взагалі пропадуть. Вони можуть бути враховані у майбутніх відпустках, якщо потраплять у їхній розрахунковий період

По-суті, це той же самий механізм перерахунку, що й для місячних премій, але на кілька місяців «вперед».

  • отримані результати — це перерахунок премії по відпрацьованим дням, а не її пропорційний розподіл по таким дням. Якщо всі результати скласти, то колишню суму премії можна й не отримати — це теж, виходить, що нормально (див. приклад 5);
  • якщо працівник у січні 2023 року піде у відпустку та в січні 2023 року йому нарахувати премію за 2022 рік, то вийде, цікава ситуація — така премія не враховується у розрахунку відпускних січня. Однак вона буде врахована, наприклад, якщо він піде у відпустку у грудні 2023 року (розрахунковий період грудень 2022-листопад 2023). Чи піде у відпустку навіть у січні 2024 року (розрахунковий період січень 2023-грудень 2023).

У перерахунку квартальних і річних премій також використовуємо «обрізання» перерахованої премії до фактично нарахованої, якщо її нарахували за місяць невиконання норми.

Вплив минулих премій на розрахунок відпускних 2023-2024 роках

Премії, які нараховуються у 2023 році можуть впливати на розрахунок відпускних у наступних місяцях 2023 року та навіть у наступному, 2024 році. Проілюструємо ситуацію з можливою премією за ІІІ квартал 2023 року, яка впливає на відпускні у грудні 2023 року:

Отже, у розподілі премій «вперед» є один «підводний» камінь: якщо працівник у лютому 2024 року піде у відпустку, а річна премія нараховувалася у січні 2023 року (за 2022 рік), то у розрахунковий період (лютий 2023-січень 2024) потрапляють місяці розподілу такої премії. Хоча сам місяць нарахування премії за межами розрахункового періоду. Так можна й проґавити річну премію при розрахунку відпускних. Наглядно це показує такий графік нижче:

Увага: перерахунок премій «вперед» спричиняє нові складнощі – місяця нарахування премії у розрахунковому періоді немає, але місяці перерахунку премії є.

Закріпимо тепер розглянуті вище правила на прикладах.

Розрахунок відпускних 2023: приклади

Закріпимо теорію на практиці: розглянемо приклади нарахування відпускних у 2023 році. В усіх прикладах припускаємо, що воєнний стан триватиме й після 19 лютого 2023 року.

Приклад 1: найпростіша ситуація розрахунку відпускних

Працівник з 22.02.2023 на 14 к. дн. Бере щорічну відпустку. Зарплата працівника за розрахунковий період — 156000 грн, у т.ч. лікарняні 5600 грн. Крім того, 31.01.2023 працівнику була нарахована також місячна премія за січень 2023 — 4000 грн.

Розрахунок відпускних матиме вигляд:

  • розрахунковий період: лютий 2022-січень 2023 (365 календарних днів). На цей період припадає лише один святковий день 2022 року – 8 березня;
  • доходи працівника за розрахунковий період: 1560000+4000 = 160000 грн. Лікарняні враховуємо. Місяць нарахування премії (січень) співпадає з місяцем, за який вона нарахована (теж січень), тому додаємо ще й 4000 грн;
  • середньоденна зарплата = 160000 грн /(365 – 1) = 439,56 грн;
  • відпускні = 439,56 грн × 14 = 6153,84 грн.

Однак дана відпустка починається у лютому, а закінчується у березні 2023 року. Це так звані перехідні відпускні. На розрахунок відпускних дана ситуація ніяк не вливає. Однак при складанні звітності такі відпускні доведеться розподілити.

Якщо ж цей працівник іде у відпустку з 22.05.2023 теж на 14 к. дн., то розрахунок дещо буде іншим, так як святково-неробочих днів у розрахунковому періоді взагалі не буде:

  • розрахунковий період: травень 2022-квітень 2023 (365 к. дн.);
  • середньоденна зарплата: 160000 грн/(365) = 438,36 грн;
  • відпускні = 438,36 грн × 14 = 6137,04 грн.

Приклад 2: розрахунок відпускних, якщо місячну премію нарахували в іншому місяці

Працівник іде у відпустку з 04 квітня 2023 року на 14 к. дн. Зарплата працівника за розрахунковий період – 256000 грн. Також йому нарахували місячну премію 5000 грн. Розрахунковий період маємо квітень 2022 – березень 2023.

Розглянемо кілька ситуацій:

Місячну премію нарахували у квітні 2023 за березень 2023

Таку премію не враховують, адже місяць її нарахування (квітень 2023) опинився за межами розрахункового періоду.

Маємо такий розрахунок відпускних тоді:

Місячну премію нарахували у березні 2023 за лютий 2023

Таку премію враховуємо у березні 2023, так як даний місяць потрапив у розрахунковий період, але її спершу треба перерахувати за правилами п. 3 Порядку № 100. Якщо у лютому 2023 працівник відпрацював 20 р. дн. (з 20 р. дн), а у березні 2023 – 23 р. дн., то маємо такий перерахунок:

  • середньоденна премія за лютий = 5000/20 = 250 грн;
  • премія у перерахунку на березень = 250×23 = 5750 грн.

Сума премії збільшилася, так як кількість відпрацьованих робочих днів у березні більша за лютий, за який вона була нарахована. Враховуючи, що у лютому 2023 була відпрацьована вся норма, то перераховану премію «обрізати» не потрібно й залишаємо 5750 грн.

Маємо такий розрахунок відпускних тоді:

Увага: перерахунок премій по відпрацьованим дням може спричинити як їхнє суттєве зростання при включенні у розрахунок відпускних, так і навпаки — зменшення.

Приклад 3: квартальна премія у розрахунку відпускних

Працівник іде у відпустку з 16 травня 2023 року на 14 к. дн. Зарплата працівника за розрахунковий період – 256000 грн. Також йому нарахували квартальну премію у квітні 2023 за І квартал 2023 року – 15000 грн. У лютому 2023 працівник був 9 р. дн. на лікарняному. Розрахунковий період маємо травень 2022 — квітень 2023. Така премія включається у розрахунковий період, але її треба перерахувати:

  • кількість відпрацьованих р. дн. у І кварталі 2023 року (по нормі без днів лікарняного) = 22 + 20 + 23 – 9 = 56 р. дн.;
  • середньоденна премія за І квартал 2023 = 15000/56 = 267,86 грн.

Визначаємо місяці розподілу премії за І квартал:

  • квітень 2022 – перший місяць (місяць нарахування). Однак останній місяць розрахункового періоду;
  • травень 2022– другий місяць. Не входить у розрахунковий період;
  • червень 2022 – третій місяць. Не входить у розрахунковий період.

Отже, розподіляємо лише на квітень 2022 року, у якому працівник відпрацював усю норму — 20 р. дн. Маємо такий перерахунок премії:

  • квітень 2022 – 267,86 ×20 = 5357,20 грн. «Обрізати» премію у даному разі, вважаємо, не потрібно, адже 5357,20 грн враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії»…);

Маємо такий розрахунок відпускних тоді:

  • середньоденна зарплата = (256000 +5357,20)/365 = 261357,20/365= 716,05 грн;
  • відпускні = 716,05 × 14 = 10024,70 грн.

Приклад 4: річна премія у розрахунку відпускних

Працівник бере щорічну відпустку з 18.10.2023 на 14 к. дн. Зарплата працівника за розрахунковий період — 256000 грн (без річної премії). Крім того, у січні 2023 року працівнику нарахували й виплатили річну премію за підсумками роботи за 2022 рік у сумі 15000 грн. Кількість відпрацьованих робочих днів у 2022 році — 220 (норма – 257). Тоді маємо такі дані для перерахунку премії:

  • розрахунковий період — жовтень 2022-вересень 2023 (вважаємо, що святково-неробочих днів немає);
  • середньоденна премія за 2022 рік = 15000/220 = 68,18 грн.

Визначаємо місяці розподілу премії за 2022 рік:

  • січень 2023 — перший місяць (місяць нарахування). Входить у розрахунковий період;
  • лютий 2023 — другий місяць. Входить у розрахунковий період;
  • березень 2023— вересень 2023. Це 3-й — 9-й місяці розподілу премії. Однак вересень — останній місяць розрахункового періоду;
  • жовтень 2023 — грудень 2023. Це 10-й — 12-й місяці премії. Однак вони не входять у даний розрахунковий період.

Маємо такий розподіл (вважаємо, що кожного місяця працівник відпрацював усю норму):

ПЕРЕРАХУНОК РІЧНОЇ ПРЕМІЇ НА МІСЯЦІ РОЗРАХУНКОВОГО ПЕРІОДУ

Місяць розподілу

Кількість відпрацьованих робочих днів

Віднесена премія на даний місяць

Місяць розподілу

Кількість відпрацьованих робочих днів

Віднесена премія на даний місяць