Робота з вікнами робочих книг

Створювані в Excel файли називаються робочими книгами. У робочій книзі може міститися довільне число листів, і це можуть бути або робочі листи (найпоширеніший тип листа), або листи діаграм (на кожному з яких може перебувати по одній діаграмі). Саме робочий лист мають на увазі багато користувачів, коли говорять про електронну таблицю. Одночасно можна відкрити стільки робочих книг, скільки вам необхідно. На рис. 3.1 показано вікно інтерфейсу Excel з чотирма відкритими робочими книгами, кожна з яких знаходиться в окремому вікні. Одне з вікон згорнуто, і видно тільки його рядок заголовка. Вікна робочих книг можуть перекриватися, але при цьому рядок заголовка одного з вікон буде виділений більш яскравим кольором. У цьому вікні знаходиться активна робоча книга.

Рис. 3.1. Вікно Excel з чотирма відкритими робочими книгами, одна з яких згорнута

Вікна робочих книг Excel працюють точно так же, як і вікна будь-якої іншої програми Windows. Вікна Excel можуть перебувати в одному з трьох станів.

  • Розгорнуто. Вікно заповнює весь робочий простір Excel. Розгорнуте вікно не має рядка заголовка, а ім’я робочої книги знаходиться в рядку заголовка вікна програми Excel. Для того щоб розгорнути вікно, потрібно клацнути на кнопці максимізації.
  • Згорнуто. Видно тільки маленький прямокутник з рядком заголовка. Для того щоб згорнути вікно, потрібно клацнути на кнопці мінімізації.
  • Відновлено (тобто не повністю розгорнуто). Для того щоб відновити вікно, яке було згорнуто або розгорнуто, клацніть на кнопці відновлення. Відновлене вікно можна вільно переміщувати по екрану і змінювати його розміри.

При роботі з декількома книгами одночасно (що зустрічається досить часто) вам потрібно знати, як переміщати вікна робочих книг, змінювати їх розміри і перемикатися між ними.

Переміщення вікон і зміна їх розмірів

Для того щоб перемістити вікно, відновіть його, клацніть на його заголовку і перетягніть за допомогою миші.

Якщо ви хочете змінити розміри вікна, клацніть на одній з його меж і перетягуйте її до тих пір, поки вікно не прийме потрібний розмір. Коли ви ставите курсор миші на межу вікна, вид покажчика змінюється. Це служить сигналом того, що можна приступити до зміни розмірів вікна. Для того щоб одночасно змінити розміри вікна і по горизонталі, і по вертикалі, клацніть на одному з кутів вікна і перетягніть його.

Переміщати вікно або змінювати його розміри можна тільки в тому випадку, якщо воно не повністю розгорнуто. Хоча ви можете переміщати по екрану і згорнуте вікно, це ніяк не вплине на становище вікна після його відновлення.

Іноді необхідно, щоб всі вікна робочих книг були видимі (тобто не затуляли один одного). Це, звичайно, можна зробити і вручну, відповідним чином змінивши розміри вікон і розташувавши їх на екрані. Однак Excel дозволяє зробити це автоматично.

Команда Вид –> Окно –> Упорядочить все відкриває діалогове вікно, показане на рис. 3.2. З його допомогою можна розташувати вікна на екрані чотирма різними способами. Виберіть потрібну опцію і клацніть на кнопці ОК.

Рис. 3.2. Це вікно допомагає впорядкувати вікна всіх відкритих робочих книг

Перемикання між вікнами

Як уже згадувалося, тільки одне вікно робочої книги в поточний момент часу може бути активним – те, в яке ви вводите дані і в якому виконуються ваші команди. Рядок заголовка активного вікна виділений іншим кольором, і це вікно розташоване поверх інших вікон.

Активізувати інше вікно можна декількома способами.

  • Клацніть на потрібному вікні, якщо його видно на екрані. Вікно, на якому ви клацнули, переміститься нагору і стане активним.
  • Натисніть комбінацію клавіш (або ), щоб циклічно переміщатися по всіх відкритих вікон до тих пір, поки потрібне вікно не виявиться зверху. Натискання комбінації клавіш (або ) призведе до циклічного переміщення по вікнах в зворотному напрямку.
  • Виберіть команду Вид –> Окно –> Перейти к другому окну і потрібне вікно із списку. Викликане вікно відзначено галочкою. У списку може знаходитися до дев’яти вікон. Якщо у вас відкрито більше дев’яти вікон робочих книг, виберіть команду Все окна, яка розташована під списком з дев’яти назв вікон.
  • Клацніть на кнопці потрібної робочої книги на панелі завдань Windows. Таке представлення робочих книг можливо, якщо включена опція Отображать все окна на панели задач в секції Экранна вкладці Дополнительнодіалогового вікна Параметры Excel.

Багато користувачів вважають за краще працювати з розгорнутими вікнами робочих книг. Це дозволяє бачити більшу кількість комірок і не відволікає уваги на інші вікна робочих книг, які трапляються на очі. Наприклад, відображення двох вікон ефективніше в тому випадку, коли необхідно порівняти дані, що зберігаються в двох робочих книгах, або коли вам необхідно скопіювати дані з однієї робочої книги в іншу.

Коли ви розвертаєте одне вікно, всі інші вікна теж розгортаються (хоча ви цього не бачите). Тому якщо викликане вікно розгорнуте і ви активізуєте інше вікно, то нове викликане вікно також буде розгорнуто.

Потрібно відзначити також, що одна і та ж робоча книга може бути відкрита в декількох вікнах. Наприклад, якщо робоча книга складається з двох робочих аркушів, то можна відкрити кожен з них в окремому вікні. Всі описані вище дії з вікнами застосовні і до цього випадку. Щоб відкрити для активізованою робочої книги нове вікно, виберіть команду Вид –> Окно –> Новое окно.

Закриття вікон

Якщо у вас відкрито занадто багато вікон, закрийте деякі з них. Excel пропонує кілька способів закриття вікон робочих книг.

  • Виберіть команду Файл –> Закрыть.
  • Клацніть на кнопці закриття, яка знаходиться в правій частині рядка заголовка вікна робочої книги. Якщо вікно робочої книги розгорнуто на весь екран, то його заголовка не видно і кнопка закриття вікна знаходиться прямо під кнопкою закриття Excel.
  • Натисніть комбінацію клавіш .

Коли ви закриваєте вікно робочої книги, Excel перевіряє, чи вносилися в неї будь-які зміни з часу відкриття або останнього збереження файлу. Якщо змін немає, то вікно закривається без всяких повідомлень програми. Якщо ж ви внесли якісь зміни, то, перш ніж закрити вікно, Excel запропонує вам зберегти файл.

Навчаємось

  • Visual Basic
  • Scratch
  • MS Access
  • Windows XP
  • MS Excel
    • Теоретична частина
    • Знайомство з Excel 2010
    • Введення та редагування даних
    • Робота з аркушем
    • Діапазони комірок

    Excel 2007: робота з листами

    Сьогодні познайомимося з робочим листом MS Excel 2007. Це — основний об’єкт програми. З ним пов’язана будь-яка ваша дія в Excel. Це той «майданчик», де ви зберігаєте свої дані, організовуєте їх оброблення та виконуєте обчислення. Прийоми роботи з листами для бухгалтера дуже важливі. Адже від того, як організовано листи в робочій книзі, залежить продуктивність його взаємодії з Excel. Тим більше, що для бухгалтера ці прийоми мають свою специфіку. З’ясувати цю специфіку, подивитися на особливості її реалізації в Excel 2007 і буде нашим сьогоднішнім завданням.

    Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

    Давайте займемося операціями з робочими листами Excel 2007. Наша мета — опанувати прийоми створення листів, способи їх захисту і впорядкування в межах робочої книги, розглянути деякі параметри, що впливають на поведінку робочого листа.

    ОПЕРАЦІЇ З РОБОЧИМИ ЛИСТАМИ

    Книга MS Excel складається з набору робочих листів. Кожен лист має своє ім’я. За умовчанням Excel присвоює листам імена «

    Лист1», «Лист2», «Лист3» і так далі в порядку зростання. Імена робочих листів можна побачити на ярликах у нижній частині вікна Excel 2007 (рис. 1).

    Використання стандартних імен для листів на практиці незручне. Будь-яке ім’я має відображати зміст об’єкта, його призначення. Якщо на листі розташовано дані про прибуток за I квартал, то назва «

    ПрибЗа1кв» більш-менш зрозуміло характеризує його вміст. Чого не скажеш про назву «Лист1». Тому в реальній роботі листи доводиться перейменовувати. Змінити ім’я листа можна різними способами. Я раджу опанувати два з них.

    Спосіб 1. Подвійним клацанням миші по ярлику листа відкрити його на редагування, увести нове ім’я і натиснути на «

    Спосіб 2. Клацнути правою кнопкою миші по ярлику листа, з контекстного меню вибрати пункт «

    Переименовать». Ім’я листа стане доступним для редагування. Уводимо назву, натискуємо на «Enter» чи клацаємо мишею по будь-якому місцю на листі Excel. Ім’я листа не може бути порожнім. Максимальна довжина імені — 31 символ. Ім’я може включати російські та латинські літери, розділові знаки, пробіли.

    В імені листа не повинно бути таких символів: «\», «/», «?»,«*»,«[»,«]».

    За умовчанням Excel створює нову робочу книгу з трьома листами, але це можна змінити. Клацаємо по кнопці «

    Офис». Натискуємо на кнопку «Параметры Excel». Відкриється вікно, як на рис. 2 (див. с. 11). У розділі «Основные» знаходимо параметр «Число листов» та друкуємо потрібне значення.

    Максимальна кількість листів у робочій книзі не повинна перевищувати «255».

    Клацання лівою кнопкою миші по імені листа робить його активним (іноді його називають «поточним»). У будь-який момент активним може бути лише один лист робочої книги. Його ім’я виділено напівжирним шрифтом. Клацаючи лівою кнопкою по іменах листів, можна змінювати поточний лист і в такий спосіб перегортати робочу книгу.

    Для швидкої зміни поточного листа користуйтеся клавішами «Ctrl+PgDn» (наступний лист) і «Ctrl+PgUp» (попередній лист).

    Робоча книга може об’єднувати багато листів. У цьому випадку всі ярлики, найімовірніше, не будуть видні у відведеній для цього зоні вікна Excel 2007. Можна буде побачити лише частину наявного списку. Для доступу до останніх ярликів передбачено спеціальну групу кнопок. Вона знаходиться в лівому нижньому куті вікна Excel (рис. 1) та дозволяє перегортати список по горизонталі. Усього кнопок чотири. Ось їх призначення в послідовності «зліва направо»: відображати ярлик першого, попереднього, наступного та останнього листів.

    Кнопки роботи із списком ярликів не змінюють вибір поточного листа. Виділений лист залишається поточним, навіть якщо його ярлик не видно в полі перегляду (точніше, «прокручування»).

    Листи робочої книги можна перейменовувати, видаляти, копіювати, переміщати їх один щодо одного подібно до того, як ви перекладаєте паперові документи в папці. Це можна зробити через основне меню системи. Клацаємо по пункту «Главная». Можливості, що нас цікавлять, знаходяться у групі «Ячейки» (рис. 3). У ній три іконки: «Вставить», «Удалить», «Формат». Клацанням миші кожна з ікон розкривається у список (випадаюче меню). Клацаємо по іконці «Вставить». Бачимо меню з чотирьох пунктів. Один з них — «Вставить лист». Клацаємо по іконці «Удалить». У меню, що з’явилося, виявляємо пункт «Удалить лист». Інших операцій з листами в меню цих іконок не передбачено. Робота з пунктами «Вставить», «Удалить» виконується в одну дію, тут нема чого коментувати.

    Найбагатші можливості щодо операцій з листами пропонує меню іконки «

    Формат» (рис. 4, див. с. 12). Тут листів стосуються відразу п’ять пунктів: «Скрыть или отобразить → Лист», «Переименовать лист», «Переместить или скопировать лист», «Цвет ярлычка», «Защитить лист…»

    Усі перелічені операції стосуються поточного листа робочої книги.

    Перейменування листів ми вже розглянули. Перший пункт меню, що стосується листів, — «Скрыть или отобразить → Лист». Вибираємо цей розділ лівою кнопкою миші. Ярлик поточного листа зникне зі списку. Зауважте: всі дані залишилися на місці. Стало невидимим лише зображення з ім’ям ярлика.

    Завершивши розроблення таблиці, приховайте непотрібні ярлики. Це скоротить їх список та прискорить пошук потрібної інформації. І побіжний погляд непроханого візитера не побачить нічого зайвого.

    Щоб відображати приховані ярлики, клацаємо по іконці «Формат», вибираємо пункт «Скрыть или отобразить → Лист», у ньому — «Отобразить лист…». З’явиться вікно зі списком усіх прихованих листів у межах робочої книги (рис. 5). Вибираємо потрібний з них та клацаємо по «ОК».

    Переместить и скопировать лист» змінює положення поточного листа у списку листів робочої книги. Клацаємо по цій кнопці. З’явиться вікно, показане на рис. 6. У центральній частині вікна можна побачити всі наявні листи. Вибираємо будь-який з них та натискуємо на «ОК». Поточний лист займе положення ПЕРЕД вибраним елементом.

    У верхній частині вікна знаходиться список відкритих робочих книг. За умовчанням активною є поточна книга. Якщо вибрати іншу книгу, то у списку «

    перед листом:» з’явиться перелік листів цієї книги. Вибираємо позицію поточного листа у списку та натискуємо на «ОК». Excel перемістить поточний лист до іншої книги.

    У нижній частині вікна є прапорець «

    Копия». Включаємо його, вибираємо позицію серед листів поточної книги та натискуємо на «ОК». Excel створить копію поточного листа, додавши до його імені порядковий номер. Наприклад, для листа «Товары» копія називатиметься «Товары (2)». Звичайно, для копіювання даних у Windows є інші способи. Але в деяких випадках робота з листами через кнопку «Формат» має свої переваги. Ось приклад.

    Припустимо, ви маєте докладні відомості про прибутки та збитки по місяцях звітного року. Кожен місяць займає окремий лист робочої книги. Ви хочете розділити ці дані на чотири файли (за кварталами), у кожному файлі має бути по три листи. Тож завдання полягає в тому, щоб «рознести» листи поточної книги по різних файлах. Це зручно виконати через меню «

    Формат → Переместить и скопировать лист». Дійте так:

    — відкрийте всі книги, що мають брати участь в операціях копіювання та переміщення;

    — зробіть активною робочу книгу, з якої копіюватимете дані (можна скористатися клавішею «

    — зробіть активним лист, який збираєтеся копіювати;

    Формат → Переместить и скопировать лист». Виберіть у списку «в книгу:» файл, куди потрібно перемістити чи скопіювати лист. У нашому випадку — це один із квартальних звітів;

    — потурбуйтеся про прапорець «

    Создать копию», якщо ви бажаєте зберегти дані у вихідному файлі;

    — повторіть операцію для останніх листів робочої книги.

    У межах однієї робочої книги змінити місце розташування поточного листа можна звичайним перетягуванням ярлика. Для цього ставимо покажчик миші на ім’я листа. Утримуючи натисненою ліву кнопку миші, тягнемо ярлик ліворуч або праворуч, стежачи за переміщенням маленького трикутного маркера. Він переміщається над іменами листів разом із рухом миші. У такий спосіб він показує місце у списку, куди буде вставлено поточний лист. Вибравши нове положення, відпускаємо кнопку миші.

    Кількість листів у робочій книзі може бути великою. Наприклад, у бухгалтерській практиці 12 листів — це не обсяг, а скоріше «номінальна квота». Шукати потрібний елемент серед такого різноманіття ярликів стає важко. Допоможе бухгалтеру в цьому питанні колір. З меню кнопки «

    Формат» вибираємо «Цвет ярлычка». Поруч із пунктом меню з’явиться палітра (рис. 7). Клацанням лівої кнопки вибираємо колір фону для поточного ярлика (не робочого листа!).

    У великому списку ярликів простіше орієнтуватися, коли між ними є закладки. Такими закладками можуть виступати кольорові ярлики. У нашому прикладі можна присвоїти добре помітний колір ярликам для листів з підсумками за квартали звітного року, а потім розташувати їх між тріадами звітів за місяць. Можна вчинити інакше. Створити кілька порожніх листів, присвоїти їм імена з одного чи групи пробілів, потім призначити ярликам яскравий колір та розмістити такі закладки у списку. Кольорові вкраплення допоможуть швидко відшукати потрібний лист у робочій книзі.

    Остання можливість у меню кнопки «Формату» стосується захисту даних на робочому листі. Цей пункт називається «Защитить лист…». Для бухгалтера така можливість дуже корисна. Дивно, чому нею так часто нехтують. У захищеного листа є важлива перевага: дані на ньому не можна випадково стерти або зіпсувати без попереднього на те дозволу. При спробі змінити інформацію Excel видасть попередження з вимогою зняти захист. Викликаємо меню «Защитить лист…». З’явиться вікно, як на рис. 8. Включаємо прапорець «Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек». У списку «Разрешить всем пользователям этого листа:» ставимо галочки напроти тих елементів, що мають залишитися доступними. Заповнюємо поле «Пароль для отключения защиты листа». Натискуємо на «ОК». Excel перепитає пароль ще раз. Якщо він збігається з раніше введеним, Excel захистить лист. Тепер при спробі відкоригувати дані Excel вимагатиме ввести пароль.

    Не захоплюйтеся паролями при захисті листів. Пароль можна забути, і тоді для відновлення даних доведеться вдаватися до спеціальних методів оброблення. Усе це вимагає часу й сил. Закривайте паролем листи, лише коли це дійсно потрібно. В інших випадках не вказуйте пароль, залишайте його порожнім. Тоді Excel і захист до даних застосує, і пароль не доведеться пам’ятати. Зняти захист можна двома способами. Перший — розкрити меню кнопки «Формат» і вибрати «Снять защиту листа…». Другий спосіб — перейти на закладку «Рецензирование» основного меню. Знайти групу «Изменения» та клацнути по кнопці «Снять защиту листа…».

    ЛИСТИ І ПРАВА КНОПКА МИШІ

    Більшість операцій з робочим листом можна виконати через праву кнопку миші. Клацання по ярличку розкриває контекстне меню, показане на рис. 9. У меню наведено десять пунктів проти восьми в Excel 2003. Додано можливість приховати лист і захистити його. Усі інші пункти меню відповідають діям, які ми щойно розглянули. Не охопленим нашою увагою залишився тільки один елемент — «

    Исходный текст». Він означає не текст на листі у звичайному розумінні цього слова! За цією командою Excel дозволяє пов’язати з робочим листом програму мовою Visual Basic for Application (VBA). Така програма стартуватиме при активізації листа, вона може виконувати найрізноманітніші дії, що не вкладаються у стандартний набір можливостей Excel. У крайньому випадку така програма може являти собою цілу систему автоматизації, працюючи з якою ви навіть не побачите, що насправді перебуваєте в межах електронної таблиці. Взаємодія відбуватиметься через готові форми, звіти, систему меню тощо. Створювати такі програми, звичайно, — не бухгалтерська робота. Але пам’ятати про таку можливість потрібно. Є чимало ситуацій, коли, з одного боку, роботу зручно вести в Excel, а з іншого — бажано підсилити автоматизацію деяких функцій. Саме тут доречно подумати про можливе «допрограмування» завдання. А як це зробити — запросити фахівця чи вникнути у VBA самотужки, вирішувати лише вам.

    ПАРАМЕТРИ ЛИСТІВ ТА «1C:БУХГАЛТЕРІЯ»

    Повернемося до панелі роботи з листами. Вона знаходиться ліворуч у нижній частині вікна Excel. На панелі містяться чотири навігаційні кнопки, набір ярличків та кордон для зміни ширини області прокручування. До навігаційних кнопок належать такі: показати перший лист у списку, зсунути список ярличків на один лист ліворуч, зсунути список на один лист праворуч, зсунути список до останнього листа праворуч. Поруч з кнопками розташовано власне список ярличків.

    Важливо! У правій частині списку ярличків є спеціальний елемент для створення нового листа (рис. 10). Щоб додати лист до робочої книги, потрібно клацнути по цьому елементу лівою кнопкою миші. На мій погляд, це найзручніший спосіб вирішення завдання. Альтернативний варіант — натиснути на комбінацію клавіш «Shift+F11».

    У правій частині панелі знаходиться спеціальний елемент, назвемо його «межа області прокрутки». Цей кордон можна переміщати, утримуючи натисненою ліву кнопку миші, і цим змінювати ширину області відображення ярликів. Якщо перетягти кордон у крайнє ліве положення, поле ярликів зникне. Нічого страшного в цьому немає — усі дані вціліли. Досить розширити область для списку, зсунувши межу поля прокручування праворуч, і все буде відновлено.

    У Excel можна вплинути на панель роботи з ярликами через параметри програми. Причому у версії MS Office 2007 у цьому питанні є невеликі відмінності від більш ранніх версій пакета. Натисніть на «

    Офис», потім — на кнопку «Параметры Excel». У вікні, що відкрилося, виберіть розділ «Дополнительно». Перегорніть уміст вікна вниз, поки не стане доступною група «Показать параметры для следующей книги» (рис. 11). У ній є прапорець «Показывать ярлычки листов». Відключіть його. Панель роботи з ярликами зникне.

    Хоча зображення ярликів не видно, самі листи нікуди не ділися. У цьому легко переконатися. Натисніть на клавіші «Ctrl+PgUp», «Ctrl+PgDn» для зміни поточного листа — і ви побачите, що все чудово працює.

    Така настройка «видимості» ярликів діє індивідуально для кожної робочої книги. Вибрати ім’я книги можна у спеціальному полі, розташованому праворуч від назви групи параметрів. Уміст поля організовано у вигляді випадаючого списку. Склад списку визначається набором документів, відкритих у поточному сеансі роботи з Excel.

    Імпортувавши в Excel дані з програми «1С:Бухгалтерія 7.7», ви отримаєте книгу в тому стані, коли панель роботи з ярликами недоступна. Працювати в такому режимі, звичайно ж, неможливо. Але ви вже знаєте, як вирішити проблему. Потрібно викликати вікно додаткових параметрів, включити прапорець «Показывать ярлычки листов». Після цього слід поставити покажчик миші на межу поля прокрутки, утримуючи натисненою ліву кнопку, перетягти межу праворуч. На екрані з’являться ярлики.

    Крім прапорця для відображення ярликів, на зовнішній вигляд листа впливають елементи групи «Показывать параметры для следующего листа». За їх допомогою можна приховувати чи відображати заголовки, показати формули, приховати нульові значення, відключити сітку тощо. Об’єктом дії цих параметрів є лист. Але поняття, якими вони оперують, стосуються вмісту листа, тобто таблиці Excel. А вона стане предметом обговорення в нашій наступній статті, де ми повернемося до цього питання докладніше.

    Чекаю на ваші листи, пропозиції та зауваження на